Det er særlig større virksomheter hvor lønn og sykepenger håndteres av egen HR/ lønnsavdeling at endringene har medført noe usikkerhet.
Nav har laget gode veiledninger for hvordan dette best kan løses, og vi vil her gi et utdrag fra dette.
Bakgrunn:
Tidligere var det slik at den sykmeldte leverte sykepengesøknaden sammen med sykmeldingen (Sykmeldingsblankettens del D). Da var det arbeidsgiver som sendte inn sykepengesøknaden i form av et krav om refusjon for forskuttert sykelønn.
Hvordan fungerer det nå?
I digital sykmeldingsordning er det slik at den ansatte selv sender inn sykepengesøknaden digitalt når sykdomsperioden er over. Her oppgir den ansatte hva som skjedde i løpet av sykefraværet, for eksempel om man har vært delvis tilbake i arbeid eller om man har tatt ut ferie mens man var sykmeldt.
Ved lengre sykefravær får den sykmeldte sykepengesøknaden til innsending hver 31. dag.
For arbeidsgivere som forskutterer sykepenger innebærer det at sykepengesøknaden sendes direkte til Nav etter avsluttet sykdom/ 31 dager, og arbeidsgiver slipper dermed å søke om refusjon. Tidligere hendte det ofte at søknad om refusjon ble sendt for sent, slik at arbeidsgiver gikk glipp av pengene.
Den ansatte får en melding fra Nav når søknaden er klar for utfylling og innsending. Nærmeste leder kan også se på nav.no/dinesykmeldte hvilke søknader som er klare for innsending.
Når den ansatte har sendt sykepengesøknaden, kommer den i kopi både til nærmeste leder (på nav.no) og til bedriftens innboks i Altinn. Her kan man sette seg opp for å få varsel om man ønsker det.
Dersom sykepengesøknaden ikke blir sendt inn av den ansatte innen to uker, vil nærmeste leder få varsel om dette, og må oppfordre den sykmeldte til å sende inn søknaden.
Nav forteller at de aller fleste sender inn sykepengesøknaden med en gang, slik at refusjonen til arbeidsgiver går av seg selv, og det er dermed en tidsbesparelse for arbeidsgiver som slipper å sende inn refusjonskrav. Det eneste arbeidsgiver må sende inn er inntekstopplysningsskjemaet, som leveres digitalt.
Nav forteller også at søknadene nå kommer inn med mye høyere kvalitet fra de sykmeldte fordi den digitale søknaden er lettere å fylle ut riktig. Det er for eksempel ikke mulig å gjøre logiske feil. Tidligere er det brukt mye tid og krefter på å sende søknadene fram og tilbake mellom Nav og arbeidsgiverne for å rette opp feil i søknadene, med påfølgende forsinkelser i saksbehandlingen og utbetaling av refusjon.
Slik gjør du det
- Gi riktige tilganger i Altinn for de som skal administrere sykepengeoppfølging
- Registrer nærmeste leder for den sykmeldte, (Ikke gi tilgang i Altinn)
- Når det kommer inn en sykmelding fra den ansatte i Altinn: ikke arkiver sykmeldingen, men la den ligge i meldingsboksen inntil videre.
- Be nærmeste leder minne den ansatte på å sende inn søknad om sykepenger når sykmeldingsperioden er forbi.
- Når søknaden om sykepenger er sendt til dere, arkiverer dere sykmeldingen og søknaden.
- Sett opp søk i Altinn for å følge med på sykepengesøknader
Hvilke rutiner bør man etablere for å ha kontroll på lønn og sykepenger i ny ordning?
Det viktigste for å ha kontroll, er å skille mellom roller i Altinn og rollen som nærmeste leder. Nærmeste leder som skal følge opp den sykmeldte, får all informasjon på nav.no/dinesykmeldte, og trenger ikke tilgang i Altinn.
Altinn for større virksomheter:
Daglig leder (eller tilsvarende) på juridisk enhet eller det nærmeste organisasjonsleddet må gi tilganger i Altinn til utvalgte personer på HR/lønn. Dette kan være:
- personer på en sentral HR/lønns-enhet som skal ha tilganger i Altinn for alle virksomhetens bedriftsnumre (sentralisert håndtering)
- personer på ulike HR/lønns-enheter som skal ha tilganger i Altinn for sitt/sine egne bedriftsnumre (desentralisert håndtering)
Sykmeldingen, skjemaet for nærmeste leder og søknadene om sykepenger blir sendt til innboksen til undernummeret som den sykmeldte er innmeldt på gjennom a-ordningen. Når tjenestene tildeles på juridisk enhet eller organisasjonsledd, vil dette også gi rettigheten til tjenestene på de underliggende bedriftsnumrene.
Hvordan kan vi få kontroll på om den ansatte sender inn søknaden om sykepenger?
Den beste måten å få kontroll over refusjonene på er å melde inn nærmeste leder.
Nav varsler den som er meldt inn som nærmeste leder dersom søknaden ikke sendes inn. Varslingen skjer ved at Nav sender en e-post til lederen når det har gått 14 dager etter at søknaden ble tilgjengelig for den ansatte på nav.no.
Ønsker dere at en HR-/lønnsenhet skal ha kontroll på om de ansatte har sendt inn søknaden om sykepenger?
Andre virksomheter har hatt nytte av følgende rutine:
1. Når det kommer inn en sykmelding fra den ansatte i Altinn: Følg deres egne rutiner på håndteringen av denne, men ikke arkiver sykmeldingen. La den ligge i meldingsboksen inntil videre.
2. Når søknaden om sykepenger er sendt til dere, arkiverer dere sykmeldingen og søknaden.
På denne måten kan dere følge med på hvilke sykmeldinger som mangler en søknad ved å se i meldingsboksen til det aktuelle organisasjonsnummeret/underenheten i Altinn. Dersom dere ser at en sykmeldingsperiode er forbi, vet dere at den ansatte har fått tilgang på søknaden, og dere kan minne ham/henne på å sende inn søknaden.
Ved å bruke «Avansert søk» i Altinn er det mulig å sette opp søk som leter etter sykmeldinger som ikke er arkivert på tvers av organisasjonsnumre. Det er også mulig å lagre disse søkene. Eller man kan søke på meldingstitler. Navn og fødselsnummer vises nå i tittelfeltet, og dere kan dermed søke etter navn eller fødselsnummer.
Husk at den ansatte som hovedregel ikke kan fylle ut søknaden om sykepenger (tidligere del D) før siste dag i sykmeldingen.