Innhold

Sykefraværsoppfølging

For å lykkes i sykefraværsarbeidet er det viktig å få dialog og samarbeid på den enkelte arbeidsplass. Arbeidsgiver og arbeidstaker/tillitsvalgt/verneombud har hovedansvaret, men er avhengig av samspill med NAV, lege og bedriftshelsetjeneste. Det er med andre ord mange aktører som har både plikter og rettigheter i sykefraværsarbeidet. NHO har utviklet mange nyttige maler, sjekklister og tips som kan bidra til å etablere gode rutiner i bedriften, samt gjøre oppfølgingsarbeidet enklere.

Artikkel

Gradert sykemelding

Gradert sykemelding er en hovedstrategi i IA-arbeidet. Ved sykmelding skal pasienten komme raskest mulig tilbake i lønnet arbeid. Dersom sykmelding er nødvendig, skal førstevalget være gradert sykmelding.

Artikkel

Deler av sykmeldingen er digitalisert

Fra 29. september 2016 kan en del sykmeldte arbeidstakere motta og sende sykmeldingen elektronisk til arbeidsgiveren sin. Arbeidsgiveren mottar sykmeldingen i innboksen i Altinn.

Artikkel

Arbeidsgivers rettigheter ved sykefravær

Arbeidsgiver har både plikter og rettigheter i oppfølging av sykefravær.

Spørsmål og svar

Egenmelding

Hva er egenmelding?

"Egenmelding" innebærer at arbeidstakeren, i visse situasjoner og innenfor visse grenser, selv kan melde seg syk uten å oppsøke lege. Det er dermed ikke nødvendig med legeerklæring for å dokumentere fraværet.

Egenmeldingen kan være skriftlig eller muntlig. 

NHO anbefaler våre medlemmer å regulere egenmeldingsadgangen i personalhåndboken, arbeidsreglement, eller lignende.

Egenmelding bør kreves dokumentert med skriftlig egenerklæring når den ansatte er tilbake i arbeid.

Hvem kan benytte egenmelding?

Egenmelding kan bare brukes i inntil tre hele kalenderdager i arbeidsgiverperioden. Er bedriften IA-bedrift, kan arbeidstaker bruke egenmelding i inntil åtte kalenderdager i arbeidsgiverperioden.

Arbeidstakeren må ha vært i arbeid hos arbeidsgiveren i minst to måneder før egenmelding kan brukes. Dersom et arbeidsforhold blir avbrutt i mer enn to uker, kan egenmelding først benyttes etter at arbeidstakeren igjen har vært i arbeid i to måneder. Egenmelding kan likevel benyttes når vedkommende har vært i arbeid i fire uker etter avbruddet, dersom avbruddet skyldtes permittering og enkelte permisjonsforhold, se Folketrygdlovens § 8-24.

Hva er en egenerklæring?

En egenmelding gis ofte over telefon. Arbeidsgiver kan i ettertid kreve at arbeidstaker skriftlig bekrefter den muntlige egenmeldingen når arbeidet gjenopptas. Den skriftlige bekreftelsen av den muntlige egenmeldingen kalles egenerklæring.

Dersom arbeidstaker ikke utsteder en egenerklæring innen angitt tid kan arbeidsgiveren bestemme at retten til sykepenger skal falle bort, se Folketrygdlovens § 8-26.

NHO anbefaler våre medlemmer å utarbeide en standard egenerklæring og ta inn i personalhåndboken, arbeidsreglementet el. krav om skriftlig dokumentasjon innen angitt tid.

Hvor står det om rett til egenmelding?

Rett til å bruke egenmelding ved sykdom er nedfelt i Lov om folketrygd § 8-24. Det som gjelder er:

• Ansatte har rett til egenmelding inntil tre dager av gangen, inntil fire ganger i løpet av 12 måneder.

• Ansatte i IA-virksomheter har mulighet til å benytte inntil 24 dager egenmelding i løpet av 12 måneder med en grense på opptil åtte dager pr. fraværstilfelle.

Kan jeg nekte å godta egenmelding?

Arbeidsgiver har anledning til å frata arbeidstaker retten til å benytte egenmelding i følgende tilfeller:

• Når arbeidstaker i løpet av siste 12 måneder har hatt minst fire fravær uten å legge frem legeerklæring. Retten til å bruke egenmelding bortfaller ikke automatisk når fire egenmeldingstilfeller er benyttet. Arbeidsgiver må aktivt frata arbeidstaker egenmeldingsretten.

• Ved mistanke om misbruk; når det foreligger rimelig grunn til å anta at fraværet ikke skyldes sykdom.

• Ved begrunnet mistanke om at egenmelding brukes som aksjonsform i en arbeidskonflikt.

Når arbeidstaker i en IA-bedrift i løpet av 12 måneder har dokumentert inntil 24 sykefraværsdager med egenmelding, kan arbeidsgiver frata arbeidstaker retten til å dokumentere ytterligere sykefravær med egenmelding.

Når arbeidsgiver inndrar retten til egenmelding kan man be om legeerklæring i stedet.

Hva må arbeidsgiver gjøre for å frata arbeidstaker egenmeldingsretten?

Arbeidsgiver må gi arbeidstaker beskjed om at arbeidsgiver vurderer å frata vedkommende retten til å bruke egenmelding. Slik beskjed gis skriftlig. Arbeidstaker skal gis anledning til å uttale seg før beslutning fattes.

Når arbeidsgiver har fratatt arbeidstaker retten til å bruke egenmelding i tråd med loven, kan arbeidstaker nektes bruk av egenmelding for seks måneder regnet fra den dagen arbeidstaker får beskjed. Arbeidsgiver skal foreta en ny vurdering når det er gått seks måneder.

Varsel om sykdom

Når skal arbeidstaker varsle om et sykefravær?

Arbeidstaker skal varsle arbeidsgiver om sykefravær snarest mulig og senest første fraværsdag. Arbeidsgiver bør fastsette at slikt varsel skal gis så tidlig som mulig, og helst innen et bestemt angitt klokkeslett. Dette bør fastsettes i arbeidsreglement, personalhåndbok, el.

Unntak fra denne varslingsplikten kan bare gjøres når det ikke har vært mulig å gi varsel. Det skal mye til for at det ikke er mulig for arbeidstaker å gi slik melding/varsel. Da snakker man om unntakstilfeller som f.eks. en alvorlig ulykke.

Sykepenger ytes tidligst fra den dagen arbeidstakeren har gitt melding/har varslet om arbeidsuførheten (sykdommen) til arbeidsgiveren, så fremt det har vært mulig å gi slik melding, se Folketrygdlovens § 8-18. Loven går her litt lenger enn hva som følger av mange bedriftsinterne regler. Det er gode grunner for arbeidsgiver  til å opprettholde interne regler om varsling. Ofte må arbeidsoppgavene fordeles på andre når en er borte, og da er det viktig å få beskjed så tidlig som mulig. Men arbeidsgiver kan ikke innskrenke arbeidstakers rett til sykepenger ved å sette et tidspunkt/frist for meldingen.

Gjentatte tilfeller av brudd på interne rutiner kan gi grunnlag for å vurdere det videre arbeidforholdet.

Se oppsigelser grunnet i arbeidstakers forhold.

Varsling er ikke det samme som dokumentasjon på fravær. Dokumentasjon gis i etterkant av varslingen, enten ved egenerklæring eller legeerklæring.

Når skal arbeidstaker sende inn en legeerklæring til arbeidsgiver?

Arbeidstaker skal sende inn en legeerklæring til arbeidsgiver så snart som mulig.  Retten til sykepenger faller bort dersom arbeidsgiveren skal betale sykepenger på grunnlag av en legeerklæring og legeerklæringen ikke er sendt til arbeidsgiveren innen 14 dager. 

NHO anbefaler sine medlemsbedrifter å ta inn i personalhåndboken, arbeidsreglementet eller lignende, bestemmelsen om 14-dagersfristen.

Hvem hos arbeidsgiver skal varsles om sykdom?

Arbeidsgiver bestemmer hvem hos arbeidsgiver som skal ha slik melding. NHO anbefaler at slik melding gis til nærmeste leder. Hvem som skal varsles bør fremgå av virksomhetens arbeidsreglement, personalhåndbok el.

Hvordan skal varsel om sykdom til arbeidsgiver gis?

Folketrygdloven sier ikke noe om hvordan en melding om sykefravær skal gis. Dette bør reguleres i arbeidsreglement, personalhåndbok el.

Et slikt varsel bør gis på telefon, forutsatt at det er praktisk mulig. NHO anbefaler at den ansatte selv ringer sin nærmeste leder og varsler om fraværet. Dette muliggjør en dialog mellom partene. 

Hvis arbeidsgiver tillater bruk av SMS så bør det fremgå av virksomhetens rutiner at SMS skal følges opp med en telefon til nærmeste leder så snart det er mulig. Bruk av SMS vil ha den fordelen at det kan dokumenteres at melding er gitt, på hvilket tidspunkt det er gjort og også innholdet i meldingen.

Tilsvarende gjelder for bruk av e-post, men dette bør nok normalt ikke tillates som "varslingskanal" da det ofte ikke vil sikre arbeidsgiver umiddelbar beskjed om fraværet.

Hvem har risikoen for at varselet om fravær kommer frem?

Det er arbeidstakeren som har risikoen for at melding om sykefravær kommer frem til en representant for arbeidsgiveren.  Arbeidstakeren har ansvaret for måten meldingen blir gitt på.

NHO anbefaler at alle meldinger om fravær nedfelles skriftlig i et eget skjema
for fraværsregistrering.

Maler og dokumenter

Bedriftens rutiner

  • Plakat med tidsfrister og oppgaver (eng og no)

    Oppfølging av sykemeldte, hvem gjør hva og når. Norsk og engelsk utgave.

  • Eksempel på rutine for sykefraværsoppfølging

    Alle virksomheter må ha rutiner for sykefraværarbeidet i bedriften, blant annet må man føre oversikt over fravær i bedriften.

  • Fraværsregistrering

    Et enkelt skjema som leder kan benytte i registrering av sykefravær.

Før sykemeldinger

  • Alternative arbeidsoppgaver og info til lege

    Et eksempel på sjekkliste for å vurdere alternative arbeidsoppgaver til ansatte som er sykmeldt. Arket inneholder også forslag til kort informasjon til lege.

  • Brev til lege

    Eksempel på brev til lege med informasjon om muligheter for tilrettelegging på arbeidsplassen. Bedriften må tilpasse innholdet til sin virksomhet.

  • Egenerklæring ved bruk av egenmelding

    Skjema som kan benyttes av arbeidstaker for å registrere egenmeldt fravær, samt registrere fravær i bedriften. Arbeidstaker fyller ut første del og leverer til arbeidsgiver, som benytter skjema til registrering av saken.

Innen 4 uker sykmelding

  • Oppfølgingsplan trinn 1

    En mal for utforming av oppfølgingsplan etter oppfølgingsmøte innen 4 uker.

  • Oppfølginsgplan trinn 2

    Dette skjemaet kan brukes i oppfølgingsmøte ved vurdering av tilrettelegging, og gjennomføres i henhold til avtale etter første oppfølgingsmøte. Oppfølgingsplan trinn 2 sendes lege og evt NAV ved forespørsel, senest en uke før dialogmøte 2 dersom det er aktuelt.

Ved fravær fra 7 uker 100 % sykemelding

  • Innkalling dialogmøte

    Eksempel på brev til bruk ved innkalling til dialogmøte i forbindelse med sykemelding.

  • Rapport fra dialogmøte

    Mal for rapport etter dialogmøte, kan sendes sykmelder og NAV ved behov.

  • Til deg som er sykmeldt

    Informasjonsfolder til ansatte som er sykmeldt.

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?

Gi oss gjerne en kommentar i tillegg - hvordan kan vi forbedre oss?

Takk for kommentaren!

Kommentar sendt