Innhold

Hva betyr reglene om hjemmekontor?

En mann skriver på PC.

Det gjelder nå regler om bruk av hjemmekontor.

Denne artikkelen forklarer hvordan covid-19-forskriftens "påbud om hjemmekontor" skal forstås og hva det innebærer.

Nasjonale regler om bruk av hjemmekontor: 

Fra 14. januar 2022 gjelder disse reglene om bruk av hjemmekontor:

Forskriftsfestede tiltak

  • Arbeidsgivere skal sørge for at ansatte jobber hjemmefra når det er praktisk mulig og ikke til hinder for viktig og nødvendig virksomhet på arbeidsplassen, blant annet virksomhet for å ivareta barn og sårbare grupper. Arbeidsgivere skal kunne dokumentere at det er gitt beskjed til de ansatte om hvordan dette skal gjennomføres i virksomheten. 
  • Arbeidsgivere kan gjøre individuelle vurderinger for enkeltansatte som har behov for å være fysisk på jobb, av hensyn til den ansattes individuelle situasjon. (nytt)

Få en oversikt over nasjonale og lokale reguleringer

Hvordan skal de nasjonale reglene om hjemmekontor forstås?

På NHOs spørsmål om hvordan bestemmelsen om hjemmekontor skal forstås, har Helsedirektoratet svart følgende:

"Covid-19 forskriften § 15 pålegger arbeidsgiver å 'sørge for' at ansatte jobber hjemmefra når det er 'praktisk mulig' og 'ikke til hinder for viktig og nødvendig virksomhet på arbeidsplassen, blant annet virksomhet for å ivareta barn og sårbare grupper'. At det skal være 'praktisk mulig' begrenser altså hovedregelen om hjemmekontor, og innebærer at ansatte som eksempelvis har en krevende hjemmekontorsituasjon (støy, lite plass, krevende hjemmeforhold) likevel kan jobbe fra kontoret." Helsedirektoratet nevner også at psykososial arbeidssituasjon på hjemmekontor vil være relevant ved tolkningen av hva som er "praktisk mulig", samt at et sentralt hensyn er å hindre at mange tar kollektivtransport på samme tid.

Arbeidsgivere bør derfor oppfordre arbeidstakere som skal jobbe på kontoret til å gå, sykle eller benytte andre alternativer til kollektivtransport. I den grad det skal være oppmøte på arbeidsplassen og kollektivtransport vil være nødvendig, oppfordres det til at dette benyttes på tidspunkt hvor det ikke er press på kollektivtrafikken.

Dette innebærer at hjemmekontor skal være hovedregelen. Forskriften gir likevel arbeidsgiver et skjønn og handlingsrom basert på hva som er praktisk mulig både med hensyn til arbeidsmiljø og drift. Covid-19-forskriften § 15 ble endret med virkning fra 14.1.2022, og det er nå presisert at arbeidsgivere kan gjøre individuelle vurderinger for enkeltansatte som har behov for å være fysisk på jobb, av hensyn til den ansattes individuelle situasjon.

Videre svarte Helsedirektoratet at hjemmekontor ikke skal "være til hinder for 'viktig og nødvendig virksomhet på arbeidsplassen, blant annet virksomhet for å ivareta barn og sårbare grupper.' At det står 'blant annet' betyr at viktig og nødvendig virksomhet ikke er begrenset til den som ivaretar barn og sårbare grupper, men at det er ønskelig å særlig tilrettelegge for at påbud om hjemmekontor ikke går ut over disse gruppene.

Helsedirektoratet vil likevel understreke at påbudet om at arbeidsgiver skal sørge for at ansatte jobber hjemmefra er gitt for å begrense sosial kontakt og mobilitet i befolkningen. Hovedregelen bør være hjemmekontor for de fleste arbeidstakere som kan, og man bør derfor unngå for vide tolkninger av unntaksbestemmelsene."

NHO understreker at det er viktig at alle arbeidsgivere er sitt ansvar bevisst, og at ethvert oppmøte på arbeidsplassen naturligvis må følge de smittevernregler som gjelder. Få oversikt over gjeldende smittevernregler her (helsenorge.no).

Situasjonen stiller også ekstra krav til oppfølging fra ledere, og vi oppfordrer til å legge til rette for hyppig sosial kontakt via telefon, teams eller andre digitale kanaler for å forebygge sosial isolasjon når hjemmekontor er hovedregelen. Se også vår veileder for oppfølging av medarbeidere på hjemmekontor (krever innlogging).

Se Helsedirektoratets anbefalinger for situasjoner hvor det ikke er praktisk mulig å jobbe fra hjemmekontor. (helsedirektoratet.no) 

 
Kan vi arrangere fysiske møter på kontoret? 

På NHOs spørsmål om muligheten til å arrangere fysiske møter på kontoret, har Helsedirektoratet svart følgende:

"Forutsetningen i § 15 er at hjemmekontor ikke skal være 'til hinder… for viktig og nødvendig virksomhet.' Fysiske møter på arbeidsplassen kan, etter en konkret vurdering, være 'nødvendig og viktig virksomhet'."

Praksis hos den enkelte arbeidsgiver må ivareta regelverkets intensjon om mest mulig hjemmekontor. Arbeidsgivers handlingsrom bør ikke forstås slik at det er fritt frem for å gjennomføre avdelingsmøter som før. Det er heller ikke slik at fysiske møter kan gjennomføres ved alle anledninger hvor digitale møter anses å være krevende. 

Etter en konkret vurdering vil det kunne være mulig å ha enkelte møter på arbeidsplassen. Eksempler kan være opplæring av nyansatte, kompetanseoverføring og møter som er nødvendig for å følge opp medarbeidere, men arbeidsgiver må altså vurdere dette konkret.  I denne sammenheng vises også til det som fremkommer ovenfor om at Covid-19-forskriften § 15 ble endret med virkning fra 14.1.2022, hvor det ble presisert at arbeidsgivere kan gjøre individuelle vurderinger for enkeltansatte som har behov for å være fysisk på jobb, av hensyn til den ansattes individuelle situasjon. 

Vi understreker viktigheten av at alle arbeidsgivere og medarbeidere er sitt ansvar bevisst, og at ethvert oppmøte på arbeidsplassen naturligvis må følge de smittevernregler som gjelder. 

Arbeidsgivere bør oppfordre arbeidstakere som skal på kontoret til å gå, sykle eller benytte andre alternativer til kollektivtransport. I den grad det skal være oppmøte på arbeidsplassen og kollektivtransport vil være nødvendig, oppfordres det til at dette legges på tidspunkt hvor det ikke er press på kollektivtrafikken.  

Se Helsedirektoratets anbefalinger for situasjoner hvor det ikke er praktisk mulig å jobbe fra hjemmekontor. (helsedirektoratet.no) 

 
Hva innebærer det at arbeidsgivere skal kunne dokumentere at beskjed om bruk av hjemmekontor etter forskriften er gitt ansatte?

På NHOs spørsmål om hvilken måte arbeidsgivere skal kunne dokumentere at beskjed om bruk av hjemmekontor er gitt ansatte, har Helsedirektoratet 16. desember 2021 bekreftet følgende:   

"Plikten til å dokumentere innebærer at beskjeden om hvilke rutiner og systemer som gjelder på den enkelte arbeidsplass skal oppbevares og kunne fremvises dersom det blir etterspurt. Det stilles ingen ytterlige formkrav til dokumentasjonen. Dersom beskjeden for eksempel er gitt ved en epost til de ansatte eller står på intranettside, er dette tilstrekkelig dokumentasjon."