Husk å publisere på nytt for at endringer skal bli synlig for de ansatte
Innhold
Brukerveiledning til NHOs håndbøker
Her finner du veileder for å redigere digitale håndbøker fra NHO.
Bedriftsinformasjon, brukernavn og passord
Tittel på håndboken:
Du kan selv bestemme navn på håndboken
Skjule avdelingsnavn:
Denne kan benyttes for at ikke avdelingsnavn skal synes på forsiden av pdf.
Laste opp logo:
Her kan du laste opp bedriftens egen logo
Hvilke enheter håndboken skal gjelde for:
Dersom du har flere avdelinger kan du her velge hvilke avdelinger denne håndboken skal gjelde for.
Se oversikt over relevante tariffavtaler:
Her ser du de tariffavtalene som er relevant for din bedrift og de avdelinger du har valgt at håndboken skal gjelde for.
Endre brukernavn og passord:
Her velger du brukernavn og passord som de ansatte skal benytte ved pålogging. Her kan du også endre dette ved behov. NB: Husk å publisere på nytt dersom du gjør endringer.
Tilpasse URL til din håndbok:
Du vlger selv hva som skal stå i den siste delen av URL-lenken til din håndbok. Gjør den gjerne til noe som er lett å huske.
Lenke for automatisk pålogging:
Denne lenken kan benyttes for eksempel på intranett eller andre steder som krever innlogging. Da slipper de ansatte å legge inn brukernavn og passord for håndboken i tillegg.
Legge til flere redaktører
Det er mulig (og anbefalt) at flere i bedriften har tilgang til å redigere håndboken.
For å kunne redigere en håndbok må man:
1. Være registrert i Arbinn som kontaktperson i den aktuelle bedriften/ avdelingen
2. Ha en bruker i Arbinn, dvs ha opprettet brukernavn og passord for å logge inn i Arbinn
Under "Instillinger" vil du få opp en liste over aktuelle kontaktpersoner i din bedrift/ avdeling. Her kan du enkelt legge til de aktuelle som redaktører for håndboken.
De kan da logge inn i Arbinn, gå til "Dine håndbøker", og åpne de håndbøkene de har fått tilgang til. NB: De må også ha en bruker i Arbinn, som beskrevet over!
Legg til ny person
Dersom du ikke finner den aktuelle personen på lista, kan du legge til ny kontaktperson. Du klikker da på "Legg til kontaktperson" og fyller ut skjema. Noen felter er obligatoriske å fylle ut. NB: Når du gjør dette blir personen lagt til som kontaktperson i bedriften hos NHO.
Når dette er gjort, må vedkommende gå til forsiden av Arbinn, klikke på "Logg inn" og velge "Ny bruker". Etter at bruker i Arbinn er opprettet, kan personen logge inn i Arbinn og åpne/ redigere håndboken.
Tilpasse innhold
Du har mange muligheter til å tilpasse innholdet til din virksomhet
- Bilde for hvert kapittel kan endres, og du kan laste opp dine egne bilder.
- Tittel på kapittel kan endres
- Alle navn på avsnitt kan endres
1. Mange avsnitt har veiledningstekst til deg som skal redigere innhold. Den finner du under den runde "i"-knappen til høyre i overskriften i hvert avsnitt. Her finnes veiledning om hva avsnittet bør inneholde, samt lenker til relevante maler og informasjon som kan være nyttig.
2. Mange avsnitt har også en fast, ikke-redigerbar tekst, som oppdateres av NHO
3. Redigerbar tekst kan tilpasses bedriften. Du har hele tiden mulighet til å se foreslått tekst fra NHO, gjenopprette den foreslåtte teksten eller kopiere inn deler av den til din egen tekst.
4. For bedrifter med tariffavtale kan du velge om du ønsker at tariffavtalen skal være synlig under det enkelte avsnittet.
5. Du kan legge til egne lenker under hvert avsnitt, eller laste opp dokumenter. Aktuelle dokumenter kan være informasjon til ansatt, eller skjemaer som ansatte skal laste ned og fylle ut. Et eksempel på det siste kan være skjema for å søke om permisjon.
Lage egne kapitler og avsnitt
Det er mulig å legge til egne avsnitt i slutten av hvert kapittel. Du kan også lage egne kapitler, og du kan endre rekkefølgen på disse.
Legge til avsnitt
I bunnen av hvert kapittel finner du valget "legg til avsnitt". Du kan opprette så mange avsnitt du ønsker, og du kan endre rekkefølgen.
Når du klikker "Lagre" legger det nye avsnittet seg i menyen:
Lage eget kapittel
Dersom du ønsker å lage et eget kapittel, kan du gjøre det under "legg til/ fjern kapitler".
Den finner du på hjem-siden, evt over og under menyen.
I bunnen av kapittellisten kan du opprette egne kapitler:
NB: Merk at du må lage minst ett avsnitt for at kapitelet skal synes i menyen. Tomme kapitler vises ikke i menyoversikten. Du kan lage så mange kapitler og avsnitt du ønsker. Det nye kapittelet legger seg i bunnen av menyen, men du kan flytte de slik du ønsker. Se under "Endre rekkefølge på kapitler og avsnitt".
Du kan deretter legge inn ditt eget bilde på toppen av kapitlet, redigere overskrifter, tekst og vedlegg som vanlig.
Fjerne/ skjule avsnitt
Dersom du ønsker å fjerne/ skjule avsnitt, kan du gjøre det under "legg til/ fjern kapitler".
Da åpner du det aktuelle kapitlet og huker vekk de avsnitt du ikke ønsker å vise i din håndbok. Merk at noen avsnitt er obligatoriske, og kan derfor ikke fjernes.
Du kan alltid gå tilbake hit og gjøre endringer.
Endre rekkefølge på kapitler og avsnitt
Du kan endre rekkefølge på kapitler og avsnitt.
For å endre rekkefølge på kapitlene, gå til "Legg til /Fjern kapitler".
Her kan du klikke og holde på det kapittelet du ønsker å flytte, dra det til ønsket plassering og slippe.
Du kan gjøre det samme med avsnittene inne i hvert kapittel: Klikk på blyantikonet for å vise alle avsnitt i et kapittel, og flytt avsnitt ved å klikke, holde og slippe på ønsket plassering.
Lenke mellom kapitler i egen håndbok
Mange ønsker å lenke eller henvise til andre kapitler eller avsnitt i egen håndbok.
For å få til dette må man legge inn lenken fra aktuelt kapittel eller avsnitt i ansattvisningen.
Når man redigerer, kan man lage en lenke, enten i tekst eller som vedlegg under avsnitt. For at den skal åpnes på riktig sted i håndboken, må selve lenken hentes fra ansattvisningen.
Ha ansattvisningen åpen ved redigering, velg riktig avsnitt i menyen og kopier url fra nettleseren:
Lim inn url i lenke-feltet:
Lenken vil da fungere mellom avsnitt i ansattvisningen.
Husk å publisere på nytt for at endringer skal bli synlig for de ansatte
Publisering av håndboken
For at ansatte skal se håndboken må den publiseres. Du kan publisere hver gang det er endringer de ansatte skal se. Det er ikke nødvendig å publisere for å lagre endringer du har gjort, med mindre du vil at de skal bli synlig for de ansatte.
Knapp for publisering finnes nederst på hver side i håndboken.
Hver gang du publiserer blir ansattvisningen oppdatert, og det blir lagret en pdf.
Du får en bekreftelse, med lenke til ansattvisningen, sammen med brukernavn og passord.
Husk: De ansatte vil ikke kunne logge seg inn i håndboken før du har delt lenke, brukernavn og passord med dem.
Redigering av publisert håndbok
Det er enkelt å foreta endringer i håndboken, også etter publisering, og du kan redigere så ofte du ønsker.
Redigere egen informasjon
Logg inn i Arbinn, gå til "Dine håndbøker", og velg riktig håndbok.
Dersom du har tilgang til flere avdelinger eller virksomheter, må du sjekke at du er inne på riktig sted for å få opp riktig håndbok. Se nedtrekksmeny øverst til venstre på siden:
Velg deretter "Rediger" under riktig håndbok, og gjør aktuelle endringer. Du kan alltid se foreslått tekst fra NHO. Denne kan du velge å kopiere i sin helhet, eller bare bruke deler av den:
Hver dang du publiserer, blir det lagret en pdf av håndboken. Du kan dermed se tidligere publiserte versjoner som pdf dersom du har behov for det. Disse finnes nederst på "Instillinger"- siden.
Husk å publisere på nytt for at endringer skal bli synlig for de ansatte
Oppdateringer fra NHO
Når NHO gjør oppdateringer får du epost om hvilke endringer det gjelder.
Ved endringer fra NHO
NHO oppdaterer jevnlig lovpålagt informasjon, både i fast tekst og i forslagstekst.
Ved endringer i foreslått tekst vil endringene bli markert ved det aktuelle avsnittet, samt i teksten, slik at du kan se hva som er endret. Du kan da velge å kopiere inn hele den nye teksten, kopiere inn deler, eller skrive om selv. Dersom du ønsker å beholde din egen tekst trenger du ikke å gjøre noe. Markeringen vil forsvinne ved neste publisering. Vår forslagstekst er alltid tilgjengengelig under hvert avsnitt dersom du skulle ombestemme deg senere.
Ved endringer i ikke-redigerbar tekst blir også avsnitt og tekst markert slik at du ser hva som er endret, men du har ikke mulighet til å redigere. Du kan velge å godkjenne hver enkelt endring for å fjerne markeringen, eller du kan publisere håndboken på nytt for å fjerne alle endringsmarkeringer i fast tekst.
Husk å publisere på nytt for at endringer skal bli synlig for de ansatte
NB: Ved publisering forsvinner alle endringsmarkeringer i fast tekst, og den nye teksten blir synlig for de ansatte.
Se tidligere versjoner av håndboken i pdf
Du kan se tidligere versjoner av håndboken din som pdf.
Nederst på "innstillinger"- siden vil du finne en liste over tidligere publiserte versjoner av håndboken din. Hver gang du publiserer håndboken blir det lagret en pdf-versjon.
Denne kan du bruke til å gå tilbake og se tidligere versjoner og oppdateringer dersom du har behov for det. Listen iser de siste 7. Klikk på Les mer for å få frem flere.
Innlogging for ansatte
De ansatte kan logge seg inn på pc, mobil og nettbrett via nettleser. Det er samme brukernavn og passord for alle ansatte.
Når håndboken er ferdig redigert og publisert og klar for å deles med de ansatte, må du sende ut informasjon til alle som skal ha tilgang til håndboken.
For pålogging via nettleser for pc, mobil eller nettbrett sendes følgende informasjon:
- URL til håndboken (hele lenken)
- Brukernavn
- Passord
Denne informasjonen finner du under "Innstillinger", eller på bekreftelsessiden etter publisering.
Når de ansatte klikker på lenken, får de opp et påloggingsvindu. Her legger de inn brukernavn og passord.
Lenke med innebygget passord:
Det er mulig å benytte automatisk pålogging for de ansatte ved å bruke lenken "Lenke for automatisk pålogging" .
NB: Denne lenken gir direkte tilgang til håndboken uten pålogging. Den bør derfor kun benyttes på internt nett eller andre systemer som har tilgangsstyring.
Brukernavn og passord kan enkelt byttes ut. Husk da å sende ut nytt brukernavn og passord til de som skal ha tilgang. Håndbok må publiseres på nytt for at nytt brukernavn og passord skal aktiveres.
