Innhold

Artikkel

Hva slags datadisiplin har de ansatte i din bedrift?

Her kan du laste ned NHOs forslag til instruks for datadisiplin. Den dekker bruk av datautstyr, nettverk og datasystemer - inkludert fjernpålogging og mobiltelefoner.

Artikkel, Personvern

Lovlig håndtering av person-opplysninger i tre trinn

Alle bedrifter er lovpålagt å håndtere, kundelister, ansatteopplysninger og andre personopplysninger på en sikker måte. Her finner du verktøyet du trenger for å følge loven.

9 gode råd om kontrolltiltak på arbeidsplassen

  1. Når du skal innføre kontrolltiltak - sørg for å starte prosessen i god tid. Forklar hvorfor og hvordan bedriften ønsker innføre ny teknologi.
  2. La de ansatte få komme med sine synspunkter tidlig i prosessen – lytt, evt. justere i forhold til dette.
  3. Legg arbeid i avveiningen mellom behovet for å ivareta bedriftens interesser, kontra hensynet til den enkeltes personvern. Kan målet nås på en mindre belastende måte? Skaff deg grundig kjennskap til hvilken informasjon systemet du ønsker faktisk genererer – det kan være mer enn ditt behov tilsier.
  4. I drøftelsene - fastsett tidspunkt for evaluering av tiltaket.
  5. Skriv referat fra møtet med de ansatte/tillitsvalgte der saken er drøftet.
  6. Vær bevisst på hva som nedfelles i eventuelle avtaler med tillitsvalgte om bruk av elektroniske verktøy.
  7. Vurder behovet for lagring og hvor lenge lagring er nødvendig.
  8. Vær forsiktig med kopling av data – vurder alltid om bruk av informasjonen er innenfor det opprinnelige formålet med tiltaket.
  9. Søk bistand om du er usikker!

Seks spørsmål om innsyn i lønnsopplysninger

Hvordan skal opplysningene gis?

Arbeidstakeren kan kreve at opplysningene gis skriftlig. Det er  imidlertid ikke noe i veien for at man blir enige om at dette gjøres på annen måte, f. eks. i en samtale mellom representant for bedriften og arbeidstakeren som ber om innsyn.

Hvem kan det kreves opplysninger om?

Det kan kun kreves opplysninger om ansatte hos samme arbeidsgiver. Videre gjelder innsynsretten bare i forhold til kolleger som tilhører samme stillingskategori, har sammenlignbart arbeid eller utfører arbeid av samme verdi.

Kan man nekte innsyn?

Det er ikke knyttet direkte sanksjoner til å unnlate å oppfylle plikten når lovens vilkår er oppfylt. Imidlertid vil en slik nektelse tale i arbeidsgivers disfavør i en eventuell senere klagesak for likestillings- og diskrimineringsombudet. Det vil da kunne bli opp til arbeidsgiveren å sannsynliggjøre at det likevel ikke foreligger diskriminering.

Har den som får innsyn taushetsplikt?

Ja. Det følger av lovbestemmelsene at arbeidstakeren har taushetsplikt om opplysningene som mottas. Arbeidsgiveren kan kreve at arbeidstakeren undertegner en taushetserklæring. Det er ingen egne sanksjoner for brudd på taushetsplikten, men et slikt brudd vil utgjøre et pliktbrudd i arbeidsforholdet og vil kunne gi grunnlag for personalmessig oppfølging.

En taushetserklæring kan for eksempel se slik ut:

Erklæring om taushetsplikt ved utlevering av lønnsopplysninger

NN mottok XX.MM.ÅÅ etter forespørsel av XX.MM.ÅÅ opplysninger om lønnsnivå og kriterier for lønnsfastsettelse for ansatt XX i BEDRIFT i medhold av (stryk det som ikke passer)

a)Diskrimineringsloven om seksuell orientering § 18

b) Likestillingslovens § 22

c) Diskrimineringsloven om etnisitet § 19

d) Diskriminerings- og tilgjengelighetslovens § 23

Undertegnede er gjort kjent med at opplysningene er taushetsbelagte i medhold av ovennevnte lov, og jeg erklærer ved dette at opplysningene ikke vil gis videre. Jeg er kjent med at brudd på taushetsplikten vil utgjøre et pliktbrudd i arbeidsforholdet mellom meg og BEDRIFT.

Jeg er videre gjort kjent med at ansatt XX blir informert om jeg har bedt om innsyn og hvilke opplysninger som er utlevert.

[Undertegnes av arbeidstaker som krever innsyn]

Skal den det gjelder informeres?

Ja – vedkommende skal informeres samtidig med at opplysningene gis. Det skal informeres om hvilke opplysninger som er utlevert og til hvem.

Kan tillitsvalgte informeres om lønnen?

En arbeidstaker som har mottatt lønnsopplysninger og mener det foreligger diskriminering, kan ha et ønske om å la seg bistå av sin tillitsvalgte for å reise krav/forberede en videre prosess mot sin arbeidsgiver. Hvorvidt arbeidstakeren i en slik situasjon kan dele opplysninger med den tillitsvalgte uten å bryte taushetsplikten er ikke omtalt i forarbeidene.

Det er ikke gitt noe unntak fra taushetsplikten. Det ble vurdert om loven skulle gi tillitsvalgte innsynsrett i stedet for den enkelte arbeidstaker. Det valgte man ikke å gjøre med henvisning bl.a. til at den tillitsvalgte ville måtte informere den enkelte arbeidstaker. Lovgiver ønsket å begrense antallet personer som skulle få  opplysningene. På denne bakgrunn må det legges til grunn at arbeidstakeren som har fått innsyn ikke kan gi disse opplysningene til sin tillitsvalgte.

Spørsmålet om tillitsvalgtes rett til innsyn i lønnsopplysninger kan også være regulert i ulike tariffavtaler. Sjekk din bedrifts tariffavtale, eller ta kontakt med din landsforening for å undersøke om dette gjelder din bedrift.

Artikkel

Kan en ansatt kreve å få vite hva en kollega tjener?

Dersom en ansatt mener seg diskriminert, kan han eller hun ha rett til innsyn i andre ansattes lønnsnivå.

Artikkel

Sosiale medier på jobb

Sosiale medier har skapt enorme muligheter i mange bedrifter. Kommunikasjon med ansatte, kunder, leverandører og samarbeidspartnere er endret for alltid. Samtidig reiser verktøyene flere vanskelige personvernspørsmål.

Spørsmål og svar om sosiale medier på jobben

Kan arbeidsgiver kontrollere bruken av sosiale medier?

I utgangspunktet må hvert enkelt tilfelle vurderes for seg etter de generelle
reglene i Arbeidsmiljøloven og Personopplysningsloven. Ytterpunktet kan
være at arbeidsgiver har programvare som overvåker all bruk. Dette vil
sjelden være berettiget. Men hvor går grensen mellom overvåking
og det å "følge med”? Arbeidsgiver kan selv bruke mediene, lese innlegg,
være ”venn” etc. I og med at dette er handlinger arbeidsgiver kan gjøre
uavhengig av sin arbeidsgiverrolle – dette er offentlig tilgjengelig
informasjon – må arbeidsgiver som hovedregel fritt kunne gjøre dette.
Settes dette i et system, kan imidlertid vurderingen bli en annen.

Har arbeidsgiver ansvar for ansattes ytringer om andre ansatte?

Dette berører en annen side av lojalitetsplikten; nemlig arbeidstakerens forpliktelse til å opptre lojalt overfor medansatte. At arbeidstakere opptrer med respekt for hverandre er sentralt av hensyn til arbeidsmiljøet. Både arbeidstakere og arbeidsgivere er forpliktet gjennom Arbeidsmiljøloven (og ofte også annet regelverk) til å bidra til et positivt arbeidsmiljø.

Usømmelig eller illojal opptreden overfor kollegaer, vil kunne lede til avskjed eller oppsigelse. Dette gjelder i prinsippet uavhengig av på hvilken måte opptredenen har manifestert seg. Ytringer på sosiale medier vil derfor også omfattes.

Forutsetningen for at arbeidsgiver kan gripe inn, er at opptredenen skjer i arbeidstiden. Arbeidsgiver har videre bare rett til å gripe inn i motsetningsforhold som angår arbeidsforholdet, også om trakasseringen/konflikten utspiller seg i sosiale medier.

Unntak fra dette må oppstilles dersom oppførselen/ytringen er så klanderverdig at den går ut over samarbeidsforholdet i bedriften og dermed skader virksomheten, eller dersom oppførselen er av en slik karakter at ansatte blir redde for å komme på eller å forlate arbeidsplassen. I slike tilfeller vil arbeidsgiver - etter en konkret vurdering - kunne ha grunnlag for å gripe inn i motsetningsforholdet eller iverksette sanksjoner som advarsel, avskjed eller oppsigelse.

Kan arbeidstaker varsle gjennom sosiale medier?

Også dette spørsmålet må vurderes etter Arbeidsmiljølovens bestemmelser. Et grunnleggende krav er at varslingen skal være forsvarlig. Det vil den være dersom den er i overensstemmelse med bedriftens varslingsrutiner (dersom slike er utarbeidet). Varsling i sosiale medier vil ofte kunne anses å stride mot bedriftens varslingsrutiner og vil kunne bli ansett som uforsvarlig etter Arbeidsmiljøloven. Uansett er det sentrale poenget med varslingsbestemmelse å få brakt kritikkverdige forhold til opphør. Det er derfor regler i Arbeidsmiljøloven om at det er arbeidsgiveren varsleren i utgangspunktet skal varsle til, nettopp fordi arbeidsgiveren er nærmest til å gjøre noe med det kritikkverdige. Arbeidsgiver vil sjelden nås direkte ved varsling via sosiale medier, og innholdet i varslingen vil i tillegg nå en rekke uvedkommende. Varsling i sosiale medier som Facebook, Twitter ol. vil på denne bakgrunn sjelden være forsvarlig.

Du kan lese mer om varslingsreglene her.

Kan bedriften lage regler for bruk av sosiale medier?

Som et helt klart utgangspunkt kan en arbeidsgiver altså ikke nekte ansatte å uttale seg i sosiale medier så lenge dette skjer på eget utstyr og i fritiden. Arbeidsgiver har nok heller ikke grunnlag for å iverksette sanksjoner mot bruk av sosiale medier i arbeidstiden og på arbeidsgivers utstyr, så fremt det ikke går ut over arbeidstakerens utførelse av arbeidsoppgavene eller har andre målbare negative effekter. I kraft av styringsretten kan det imidlertid stilles opp retningslinjer for bruk av sosiale medier i arbeidstiden.

NHO anbefaler de fleste bedrifter å lage slike rutiner. Det er flere fordeler ved å lage et slikt regelverk. Bedriften kan i retningslinjene bl.a.:

  • Regulere bruken av sosiale medier i arbeidstiden, og derigjennom kanskje skape felles forståelse om omfanget.
  • Forhindre uheldig bruk og oppmuntre til fordelaktig bruk for virksomheten.

I tillegg vil brudd på retningslinjer også ha betydning ved sanksjoner mot urettmessig bruk. Det vil med andre ord raskere være grunnlag for å iverksette sanksjoner som oppsigelse og avskjed dersom bedriften har etablert rutiner, og det foreligger brudd på disse.

Hva kan retningslinjene inneholde?

Hva som bør reguleres i retningslinjene vil kunne variere en del fra virksomhet til virksomhet. Generelt bør imidlertid retningslinjene være korte og lettfattelige, og utarbeides i dialog med de ansatte. Dette vil kunne styrke legitimiteten til regelverket. Videre bør det skilles mellom virksomhetens brukerkonti og de ansattes private konti, da det er store forskjeller på virksomhetens reguleringsadgang.

Øvrige sentrale forhold som kan/bør reguleres:

  • Ansattes omtale av bedriften og interne forhold i denne.
  • Bruk av navn, stillingstittel ol.
  • Vennskap og kommunikasjon med kunder, leverandører ol.
  • Vennskap internt i bedriften, særlig mellom ledelse og underordnede.
  • Bruk av sosiale medier i markedsføringsøyemed.