Vi vil her forsøke å liste opp de viktigste HMS-aktivitetene og kravene du bør starte med som arbeidsgiver.
Alt som nevnes her er lovpålagte aktiviteter for arbeidsgivere. (Krav i arbeidsmiljøloven og tilhørende forskrifter). I tillegg kan det komme særregler knyttet til din type aktivitet.
Liste over hva man skal ha dokumentert skriftlig:
(Hjemlet i Internkontrollforskriftens § 5)
- Mål for helse, miljø og sikkerhet
- Oversikt over organisasjon, ansvar og oppgaver
- Risikovurdering
- Rutine for å registrere og behandle avvik
- Skriftlig rutine for å gjennomgå HMS-systemet og sikre at rutiner fungerer som planlagt
Krav man bør være særlig obs på dersom det er aktuelt:
Dette er områder som krever at du kan dokumentere risikovurdering dersom du har slik aktivitet i din bedrift.
- Alenearbeid
- Vold/ trusler
- Barn og unge
- Kjøp av renholdstjenester kun tillat fra godkjent renholder
- Bransjerelevante problemstiller og spesielle krav; eksempler:
- Mat og hygiene
- Helse og hygiene
- Smittevern
- Strøm/ elektro
- Brann/eksplosjon
- Kjemikalier/ kosmetikk og biologiske faktorer
- Støy og vibrasjoner
- Varmt arbeid
- Arbeid i høyden
- Annet
Start med risikovurdering:
Tenk igjennom hva som kan utgjøre en risiko hos deg. Se gjerne filmen om risikovurdering for tips om hvordan risikovurdering gjøres.
- Involver de ansatte i vurdering av risiko og arbeidsmiljøarbeidet. "Hva kan være en risiko hos oss? " Her finner du en liste med eksempler på områder som kan utgjøre risiko.
- Gjør en enkel risikoanalyse og lag en handlingsplan for å redusere risiko på dine viktigste områder. Bruk NHOs digitale verktøy for risikovurdering gratis. En slik gjennomgang kan gi deg oversikt over hvilke HMS-krav du bør prioritere å jobbe med, samt gir deg verdifull, lovpålagt dokumentasjon.
- Opplæring: Et tiltak bør være å gi de ansatte opplæring i hvordan redusere risiko. Dette kan gjøres på personalmøte, som kurs eller gjennom konkret opplæring i arbeidsprosesser eller bruk av maskiner. Skriv ned hvem som har deltatt og hva opplæringen har omfattet.
- Dokumentasjon: Skriv ned det du gjør og oppbevar alt du skriver ned samlet som dokumentasjon på ditt HMS-arbeid. Skriftlig dokumentasjon, enten i papirform eller digitalt er viktig av flere grunner:
- Du får oversikt
- Loven krever det
- Du har noe konkret å vise ved eventuelle tilsynsbesøk fra Arbeidstilsynet eller andre tilsynsmyndigheter
- Du kan dokumentere ditt HMS-arbeid dersom det skulle skje et uhell eller noen blir skadet.
Gå deretter igjennom andre konkrete lovkrav:
- Arbeidsgiver skal ha opplæring i HMS (NHO tilbyr nettkurs)
- Ved mer enn 10 ansatte skal det velges verneombud (VO) Du kan lese mer om valg av verneombud her. Ved færre ansatte, kan avtale skriftlig å ha en annen ordning. Her finner du eksempel på en slik avtale. Det er krav om opplæring av verneombud, i utgangspunktet 40 timer. Flere av foreningene i NHO tilbyr bransjetilpasset opplæring. Her finner du oversikt over de forskjellige foreningene.
- Har bedriften plikt til å ha bedriftshelsetjeneste(BHT)? Denne plikten er basert på næringskode. Sjekk om din bransje er på listen og har plikt til avtale med bedriftshelsetjeneste. Dersom dere er omfattet av BHT-plikt, finner du oversikt over godkjente BHT-tilbydere her. NHO har laget en veileder for kjøp av BHT som kan være nyttig før inngåelse av en avtale.
- Lag en oversikt over hvem som har ansvar for hva i HMS-arbeidet. Dette kan være et organisasjonskart eller en liste med navn og oppgaver, for eksempel med navn på verneombud, brannvernansvarlig osv basert på behov.
- Lag en skriftlig rutine for å gjennomføre nye risikovurderinger, oppdatere handlingsplan og evt vernerunder.
- Lag rutine for å registrere avvik, hendelser, ulykker, nesten-ulykker mm. Eksempel på skjema for å melde avvik finner du her. Lag rutine som beskriver hvordan slike meldinger håndteres for å sikre at uønskede hendelser ikke skjer igjen. Eksempel på avviksrutine finner du her
Du kan få hjelp fra din bransjeforening til å vurdere om det er særskilte krav som gjelder din type virksomhet/ bransje og hvordan du bør håndtere dette. Ved å starte med risikovurdering vil du også få en viss oversikt.
Listen er ikke uttømmende, du kan se alle punktene i forskrift om organisering, ledelse og medvirkning her.