Innhold

HMS for gründere

Som gründer er det mange andre ting som er i fokus enn HMS-regelverk. Men så snart man blir arbeidsgiver er det en rekke krav i arbeidsmiljøloven man må forholde seg til. På denne siden finner du informasjon om hvilke krav du må forholde deg til og hvordan du kommer i gang med å sikre at din arbeidsplass har et trygt og godt arbeidsmiljø.

#205
Artikkel

HMS for gründere: Hva må jeg gjøre

Det finnes en rekke lovkrav man må forholde seg til som arbeidsgiver, også når det gjelder HMS og arbeidsmiljø. Det viktigste er likevel at du har tenkt over hva som kan utgjøre en risiko hos deg, og eventuelt ha noen tiltak for å redusere risiko.

Aktuelt

Digitalt verktøy for styring av HMS-risiko. Gratis for NHO-medlemmer.

Risikovurdering skritt for skritt

Her finner du beskrivelse av hvert skritt i en risikovurdering fra innledende kartlegging til ferdig handlingsplan.

Aktuelle maler og dokumenter

  • Avtale om ikke å velge verneombud

    Ved færre enn 10 ansatte kan man skriftlig avtale å ha en annen ordning enn å velge et verneombud. Dette er et forslag til avtale om å ikke velge verneombud.

  • Rutine for avvikshåndtering

    Eksempel på rutine for håndtering av avvik. Rutinen må tilpasses bedriftens forhold.

  • Skjema for registrering av avvik

    Eksempel på skjema til bruk ved registrering av avvik.

  • Veileder for valg av BHT

    Hvordan velge riktig bedriftshelsetjeneste (BHT)? Denne veilederen inneholder sjekklister til bruk ved valg eller evaluering av BHT, samt liste for bestilling av helseundersøkelser.

  • Eksempel på risikoområder og temaer

    Denne listen er ment som en hjelp til å tenke over hvilke momenter og situasjoner man har i bedriften og hva man bør se på i en risikovurdering. Listen er kun ment å gi eksempler, og er ikke utfyllende.

Spørsmål og svar om HMS for gründere

Hvilke krav er det til dokumentasjon av HMS-arbeidet?

Selve gjennomføringen av tiltak er selvfølgelig den viktigste delen av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, men deler av bedriftens HMS-arbeid skal være dokumentert skriftlig.

Internkontrollforskriftens § 5 beskriver innholdet i et HMS-system. Her fremkommer det krav om skriftlige beskrivelser av:

  • hvilke mål virksomheten har for helse, miljø og sikkerhet
  • hvordan virksomheten er organisert, bl.a. fordeling av ansvar og oppgaver innenfor HMS
  • hvordan kartlegging av risiko er gjennomført (brev, rapporter, måleresultater, skjema for risikovurdering ol.)
  • hva som skal gjøres, når og av hvem, for å fremme helse, miljø og sikkerhet (Handlingsplan)
  • rutine for å håndtere feil og mangler (Avvikshåndtering)
  • hvordan HMS-rutinene gjennomgås for å sikre at de fungerer etter hensikten

 I tillegg er det andre krav til skriftlig dokumentasjon, f.eks.:

  •  Liste over arbeidsavtaler
  • Dokumentasjon på opplæring
  • Avtale om avfallshåndtering/deklarasjonskopier
  • Brannverndokumentasjon
  • Yrkesskadeforsikring
  • Obligatorisk tjenestepensjon
  • Avtale med godkjent BHT
  • Etc. etc.

            All dokumentasjonen skal systematiseres og oppbevares samlet

Må arbeidsgiver ha opplæring i HMS?

Ja, Arbeidsmiljølovens § 3-5 fastslår at arbeidsgiver skal ha opplæring i HMS. Det er ingen formelle krav til hva denne opplæringen skal inneholde, men Arbeidstilsynet har laget en veileder med anbefalt innhold i en slik opplæring. Se veilederen her. De fleste bransje-/landsforeninger i NHO tilbyr denne opplæringen. 

Må vi ha verneombud?

Alle virksomheter som er omfattet av Arbeidsmiljøloven skal i utgangspunktet ha et verneombud, se Arbeidsmiljølovens §6-1.

Unntak: Virksomheter med færre enn 10 ansatte kan lage en skriftlig avtale med de ansatte om en annen ordning. Som hovedregel skal det velges verneombud i alle virksomheter. Alle arbeidstakere skal telle med, herunder fast ansatte (heltid og deltid), midlertidig ansatte og innleide. En slik avtale må være skriftlig og inneholde en beskrivelse av hvordan vernearbeidet konkret skal ivaretas. Eksempler på hva som avtalen må inneholde: nødvendige arbeidsmiljøtiltak, møtepunkt, hvordan vernespørsmål tas opp, hvordan risikoforhold håndteres, arbeidsgivers plikter, ansattes medvirkningsplikt mm.

Avtaleperioden skal være maksimalt to år og avtalen må inneholde hvem som er de ansattes representant eller kontaktperson. Hvis virksomheten inngår avtale om annen ordning, må alle ansatte signere avtalen. Arbeidsgiver må sørge for at alle ansatte har fått nødvendig opplæring og informasjon om vernearbeidet. Dersom virksomheten endrer antall ansatte slik at det blir 10 ansatte eller mer i løpet av avtaleperioden, må det velges verneombud. Arbeidstilsynet kan ved tilsyn og ut fra vurdering av risikoforhold, pålegge virksomheter med færre enn 10 ansatte å velge verneombud.

Eksempel på avtale om å ikke velge verneombud finner du her.

Hva er forskjellen på tillitsvalgt og verneombud?

Mange blander sammen rollen som verneombud og rollen som tillitsvalgt, men dette er to forskjellige roller. I noen tilfeller er verneombudet og den tillitsvalgte en og samme person. Dette er ikke ulovlig, men da må vedkommende være nøye med å skille på rollene.

Tillitsvalgtordningen er ikke direkte lovregulert, og baserer seg på tariffavtale eller hovedavtale. Den tillitsvalgte skal som regel ivareta arbeidstaker når det gjelder rettigheter i henhold til kontrakter, tariffavtaler ol.

Hvordan velger vi verneombud?

Verneombudet skal velges blant arbeidstakere som har erfaring og innsikt i virksomhetens forhold, og alle ansatte har stemmerett, med unntak av virksomhetens øverste daglige leder. Verneombudet velges for to år av gangen. Valget skjer enten ved flertallsvalg blant de ansatte eller ved at det utpekes av lokale fagforeninger etter bestemte regler.

Valget ledes av et valgstyre for hele virksomheten. Valgstyret skal bestå av fra en til tre personer. Valgstyret utpekes av arbeidsmiljøutvalget. I virksomheter som ikke har arbeidsmiljøutvalg, utpekes valgstyret av lokal fagforening. Er det flere lokale fagforeninger, utpekes valgstyret av fagforeningene i fellesskap. Blir fagforeningene ikke enige, utpekes valgstyret av arbeidsgiveren. Finnes det ingen lokale fagforeninger, utpekes valgstyret av arbeidsgiveren. Enhver arbeidstaker har rett til å foreslå kandidater.

Mer om valg er beskrevet i forskrift om organisering, ledelse og medvirkning.

Må min bedrift ha bedriftshelsetjeneste?

Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning gir bestemmelser om hvilke bransjer/næringer som skal ha godkjent bedriftshelsetjeneste. Dersom din virksomhet tilhører en såkalt pliktbransje, må du forsikre deg om at dere har avtale med en godkjent bedriftshelsetjeneste.

Hva er bedriftshelsetjenestens oppgaver?

I henhold til Arbeidsmiljøloven, skal bedriftshelsetjenesten bistå arbeidsgiver, arbeidstakerne, arbeidsmiljøutvalg og verneombud med å skape sunne og trygge arbeidsforhold.

Bedriftshelsetjenestens mest sentrale arbeidsoppgaver er å bistå ved kartlegging av arbeidsmiljøet. I tillegg skal de gi råd om planlegging, tilrettelegging og organisering av arbeidet, og kunne vurdere mulige årsaker og sammenhenger mellom helseplager/sykdom og arbeidsmiljø, og komme med forslag til tiltak.

 Man bør også gjøre avtale om målrettede arbeidsrelaterte helseundersøkelser. Med det menes at BHT IKKE skal fungere som en fastlegeordning, men kun undersøke de eventuelle helseplager som kan oppstå som en konsekvens av forhold på arbeidsplassen.

Er min bedrift omfattet av forskrift for internkontroll?

Internkontrollforskriften på HMS-området gjelder som hovedregel alle virksomheter. Du kan gå ut fra at Internkontrollen gjelder for din bedrift, så sant dere produserer, selger eller tilbyr varer og tjenester. 
Detaljer om virkeområdet er definert i forskriftens § 2 .

Hva skal min bedrift gjøre for å følge forskriften for internkontroll?

Internkontrollforskriften inneholder åtte konkrete krav til hva et internkontrollsystem skal inneholde. Fem av disse forhold skal alltid dokumenteres skriftlig og være tilgjengelig ved tilsyn av myndighetene.

Kom i gang ved hjelp av NHOs verktøy: 

NHOs HMS-håndbok

Spørsmål og svar om risikovurdering og avvik

Hva er en risikovurdering?

En risikovurdering er en grundig gjennomgang av hva som kan forårsake skader eller sykdom på arbeidsplassen din, slik at du kan vurdere om du har tatt tilstrekkelige forholdsregler eller om du bør gjøre mer for å forebygge.

Hvem er ansvarlig for å gjennomføre risikovurderinger?

Arbeidsmiljøloven krever at alle virksomheter skal kartlegge risikoen på arbeidsstedet. Det er arbeidsgiveren som har ansvaret for å gjennomføre kartleggingen.

Hvorfor må vi gjøre risikovurderinger?

Arbeidsmiljøloven krever at alle virksomheter skal kartlegge risikoen på arbeidsstedet. Det er arbeidsgiveren som har ansvaret for å gjennomføre kartleggingen.

Målet er at ingen blir skadet eller syk, eller at forhold på arbeidsplassen får konsekvenser for virksomheten i form av fravær, produksjonstap, ødelagt utstyr, osv.

Hva er avvikshåndtering?

Avvik er manglende etterlevelse av krav og rutiner, dvs. at noe har hendt på en annen måte enn planlagt. Det viktigste i en avvikshåndtering er at man finner ut hvorfor noe har gått galt og iverksetter tiltak for å hindre at det skjer igjen. Avvikshåndtering er en måte å lære av sine feil og å sikre kontinuerlig forbedring. Tilsynsmyndighetene er opptatt av at man etterlever krav i HMS-lovverket, men for virksomheter kan det være lurt å omfatte også andre forhold som har betydning for sikker drift.

Hvorfor må vi registrere avvik?

Loven krever at alle virksomheter skal ha rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge avvik fra helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Men det viktigste er at man får mulighet til å lære av sine feil og å iverksette tiltak som kan hindre at det skjer igjen.

Hvordan kan vi etablere et system for avvikshåndtering?

Arbeidsmetoden for avviksbehandling er lik uansett om det er kvalitetssikring av produkter, tjenester eller HMS-arbeidet. Man må starte med å lage et system, registrere avvik, saksbehandle avvikene, og avslutningsvis må avvik følges opp. Dette er grunnlaget for å etablere et internkontrollsystem og arbeide målrettet og systematisk med HMS-spørsmål. Eksempel på rutine for avvikshåndtering  finnes her. 

Hvilke hendelser skal egentlig registreres som avvik?

Alvorlige hendelser som ulykker med menneskelige, miljømessige eller materielle tap er åpenbart uønsket og skal registreres. Eksempler er arbeidsulykker, brann, utslipp mm. Det er også lovkrav knyttet til innrapportering av arbeidsulykker og arbeidsrelatert sykdom. Les mer om sikkerhet og beredskap her.  

Andre hendelser er kanskje ikke like åpenbare, men bør registreres. Eksempler kan være nestenulykker, feil på utstyr, manglende etterlevelse av rutiner osv.

 

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?

Gi oss gjerne en kommentar i tillegg - hvordan kan vi forbedre oss?

Takk for kommentaren!

Kommentar sendt