Arbeidstaker skal varsle arbeidsgiver om sykefravær snarest mulig, og senest første fraværsdag. Arbeidsgiver bør fastsette at et slikt varsel skal gis så tidlig som mulig, og helst innen et bestemt angitt klokkeslett. Dette bør fastsettes i et arbeidsreglement, en personalhåndbok eller lignende.
Unntak fra denne varslingsplikten kan bare gjøres når det ikke har vært mulig å gi varsel. Det skal mye til for at det ikke er mulig for arbeidstaker å gi et slikt varsel. Da snakker vi om unntakstilfeller, som f.eks. en alvorlig ulykke.
Sykepenger ytes tidligst fra den dagen arbeidstakeren har gitt melding, eller har varslet, om arbeidsuførheten (sykdommen) til arbeidsgiveren, så fremt det har vært mulig å gi en slik melding, se Folketrygdlovens § 8-18.
Loven går her litt lenger enn hva som følger av mange bedriftsinterne regler. Det er gode grunner for arbeidsgiver til å opprettholde interne regler om varsling. Ofte må arbeidsoppgavene fordeles på andre når noen er borte. Da er det viktig å få beskjed så tidlig som mulig. Arbeidsgiver kan ikke innskrenke arbeidstakers rett til sykepenger ved å sette et tidspunkt, eller en frist for meldingen.
Gjentatte tilfeller av brudd på interne rutiner kan gi grunnlag for å vurdere det videre arbeidsforholdet.
Oppsigelser grunnet arbeidstakers forhold
Varsling er ikke det samme som dokumentasjon på fravær. Dokumentasjon gis i etterkant av varslingen, enten ved egenerklæring eller legeerklæring.