Oppfølging av sykefravær

God dialog om sykefravær sikrer at arbeidsoppgaver kan fordeles om noen er borte fra jobb.

Arbeidstaker skal varsle arbeidsgiver om sykefravær snarest mulig, og senest første fraværsdag. Arbeidsgiver bør fastsette at et slikt varsel skal gis så tidlig som mulig, og helst innen et bestemt angitt klokkeslett. Dette bør fastsettes i et arbeidsreglement, en personalhåndbok eller lignende.

Unntak fra denne varslingsplikten kan bare gjøres når det ikke har vært mulig å gi varsel. Det skal mye til for at det ikke er mulig for arbeidstaker å gi et slikt varsel. Da snakker vi om unntakstilfeller, som f.eks. en alvorlig ulykke.

Sykepenger ytes tidligst fra den dagen arbeidstakeren har gitt melding, eller har varslet, om arbeidsuførheten (sykdommen) til arbeidsgiveren, så fremt det har vært mulig å gi en slik melding, se Folketrygdlovens § 8-18.

Loven går her litt lenger enn hva som følger av mange bedriftsinterne regler. Det er gode grunner for arbeidsgiver  til å opprettholde interne regler om varsling. Ofte må arbeidsoppgavene fordeles på andre når noen er borte. Da er det viktig å få beskjed så tidlig som mulig. Arbeidsgiver kan ikke innskrenke arbeidstakers rett til sykepenger ved å sette et tidspunkt, eller en frist for meldingen.

Gjentatte tilfeller av brudd på interne rutiner kan gi grunnlag for å vurdere det videre arbeidsforholdet.

Oppsigelser grunnet arbeidstakers forhold

Varsling er ikke det samme som dokumentasjon på fravær. Dokumentasjon gis i etterkant av varslingen, enten ved egenerklæring eller legeerklæring.

Arbeidstaker skal sende inn en legeerklæring til arbeidsgiver så snart som mulig. Retten til sykepenger faller bort dersom arbeidsgiveren skal betale sykepenger på grunnlag av en legeerklæring og legeerklæringen ikke er sendt til arbeidsgiveren innen 14 dager. Det må ha vært mulig for arbeidstaker å sende legeerklæringen. Unntak kan tenkes der arbeidstakeren er innlagt i helseinstitusjon eller er sterkt fysisk eller psykisk redusert.

NHO anbefaler sine medlemsbedrifter å ta inn i personalhåndboken, arbeidsreglementet eller lignende, bestemmelsen om 14-dagersfristen og forutsetningen om at det har vært mulig for arbeidstaker å sende inn legeerklæringen.

Arbeidsgiver bestemmer hvem hos arbeidsgiver som skal ha slik melding. NHO anbefaler at slik melding gis til nærmeste leder. Hvem som skal varsles bør fremgå av virksomhetens arbeidsreglement, personalhåndbok el.

Folketrygdloven sier ikke noe om hvordan en melding om sykefravær skal gis. Dette bør reguleres i arbeidsreglement, personalhåndbok el.

Et slikt varsel bør gis på telefon, forutsatt at det er praktisk mulig. NHO anbefaler at den ansatte selv ringer sin nærmeste leder og varsler om fraværet. Dette muliggjør en dialog mellom partene. 

Hvis arbeidsgiver tillater bruk av SMS så bør det fremgå av virksomhetens rutiner at SMS skal følges opp med en telefon til nærmeste leder så snart det er mulig. Bruk av SMS vil ha den fordelen at det kan dokumenteres at melding er gitt, på hvilket tidspunkt det er gjort og også innholdet i meldingen.

Tilsvarende gjelder for bruk av e-post, men dette bør nok normalt ikke tillates som "varslingskanal" da det ofte ikke vil sikre arbeidsgiver umiddelbar beskjed om fraværet.

Det er arbeidstakeren som har risikoen for at melding om sykefravær kommer frem til en representant for arbeidsgiveren.  Arbeidstakeren har ansvaret for måten meldingen blir gitt på.

NHO anbefaler at alle meldinger om fravær nedfelles skriftlig i et eget skjema
for fraværsregistrering.

Når kan man benytte egenmelding, hva er utvidet egenmelding og IA, hvor mange egenmeldingsdager kan man benytte i løpet av et år, og andre ting du kanskje lurer på om egenmelding.

Egenmelding innebærer at arbeidstakeren, i visse situasjoner og innenfor visse grenser, selv kan melde seg syk uten å oppsøke lege. Det er dermed ikke nødvendig med legeerklæring for å dokumentere fraværet. Egenmeldingen kan være skriftlig eller muntlig.

Egenmelding bør kreves dokumentert med skriftlig egenerklæring når den ansatte er tilbake i arbeid. Mal for skriftlig egenmelding finner du her.

Rett til å bruke egenmelding ved sykdom er nedfelt i folketrygdloven § 8-24. 

• Ansatte har rett til egenmelding inntil tre dager av gangen, inntil fire ganger i løpet av 12 måneder.

Utvidet egenmelding
Det er anledning til å avtale utvidet bruk av egenmelding for alle virksomheter, og tidligere IA-virksomheter har god erfaring med en avtale om å benytte inntil 24 dager egenmelding i løpet av 12 måneder med en grense på opptil åtte dager pr. fraværstilfelle. NHO oppfordrer bedrifter til å prøve ut en slik ordning.

En eventuell avtale om utvidet rett til egenmelding skal drøftes med tillitsvalgte før opprettelse. Plikten til å drøfte egenmeldingsordninger med tillitsvalgte gjelder alle virksomheter, uansett hvilken ordning de har.

Folketrygdloven presiserer at arbeidsgiver kan gi utvidet rett til å bruke egenmelding, og at arbeidsgiver har anledning til å gjøre det innenfor arbeidsgiverperioden, dvs inntil 16 dager. Les mer om utvidet rett til egenmelding her.

Hvem kan benytte egenmelding?
Arbeidstakeren må ha vært i arbeid hos arbeidsgiveren i minst 2 måneder før egenmelding kan brukes. Dersom et arbeidsforhold blir avbrutt i mer enn to uker, kan egenmelding først benyttes etter at arbeidstakeren igjen har vært i arbeid i 2 måneder. Egenmelding kan likevel benyttes når vedkommende har vært i arbeid i fire uker etter avbruddet, dersom avbruddet skyldtes permittering og enkelte permisjonsforhold, se folketrygdloven § 8-24. Rett til å bruke egenmelding ved sykdom er nedfelt i folketrygdloven § 8-24.

Kan arbeidstaker benytte egenmelding når arbeidsdagen avsluttes på grunn av egen sykdom?

Når skal arbeidstaker varsle om sykefravær?
Arbeidstaker skal varsle arbeidsgiver om sykefravær snarest mulig, og senest første fraværsdag. Arbeidsgiver bør fastsette at et slikt varsel skal gis så tidlig som mulig, og helst innen et bestemt angitt klokkeslett. Dette bør fastsettes i et arbeidsreglement, en personalhåndbok eller lignende.

Unntak fra denne varslingsplikten kan bare gjøres når det ikke har vært mulig å gi varsel. Det skal mye til for at det ikke er mulig for arbeidstaker å gi et slikt varsel. Da snakker vi om unntakstilfeller, som f.eks. en alvorlig ulykke.

Sykepenger ytes tidligst fra den dagen arbeidstakeren har gitt melding, eller har varslet, om arbeidsuførheten (sykdommen) til arbeidsgiveren, så fremt det har vært mulig å gi en slik melding, se folketrygdloven § 8-18.

Kan arbeidstaker benytte egenmelding i direkte fortsettelse av en sykmelding?
Egenmelding kan ikke benyttes i dette tilfellet. Egenmelding kan kun benyttes i starten av et sykefravær.  

Så lenge fraværet er sammenhengende, blir dette ansett som én sykdomsperiode uansett hvilken diagnose som ligger til grunn for fraværet.  En arbeidstaker må minimum ha vært i arbeid en dag etter endt sykmeldingsperiode, før retten til bruk av egenmelding gjeninntrer. Forutsetning for bruk av egenmelding vil i disse tilfeller avhenge av at det er egenmeldingsdager til gode innenfor samme arbeidsgiverperiode. 

Kan arbeidsgiver nekte å godta egenmelding?
Arbeidsgiver har anledning til å frata arbeidstaker retten til å benytte egenmelding i følgende tilfeller: 

• Når arbeidstaker i løpet av siste 12 måneder har hatt minst fire fravær uten å legge frem legeerklæring. Retten til å bruke egenmelding bortfaller ikke automatisk når fire egenmeldingstilfeller er benyttet. Arbeidsgiver må aktivt frata arbeidstaker egenmeldingsretten.  
• Dersom bedriften har avtalt utvidet rett til egenmelding, kan arbeidsgiver frata arbeidstaker retten til å dokumentere sykefravær med egenmelding når avtalt antall egenmeldingsdager er benyttet. Last ned vår mal for tap av retten til å bruke egenmelding grunnet antall egenmeldingsdager.
• Ved mistanke om misbruk; når det foreligger rimelig grunn til å anta at fraværet ikke skyldes sykdom.
• Ved begrunnet mistanke om at egenmelding brukes som aksjonsform i en arbeidskonflikt. Last ned vår mal for tap av retten til å bruke egenmelding grunnet mistanke om misbruk.

Når arbeidsgiver inndrar retten til egenmelding kan man be om legeerklæring i stedet.

Hva må arbeidsgiver gjøre for å frata arbeidstaker egenmeldingsretten?
Arbeidsgiver må gi arbeidstaker beskjed om at arbeidsgiver vurderer å frata vedkommende retten til å bruke egenmelding. Slik beskjed gis skriftlig. (Se lenke til maler over).  Arbeidstaker skal gis anledning til å uttale seg før beslutning fattes.

Når arbeidsgiver har fratatt arbeidstaker retten til å bruke egenmelding i tråd med loven, kan arbeidstaker nektes bruk av egenmelding for seks måneder regnet fra den dagen arbeidstaker får beskjed. Arbeidsgiver skal foreta en ny vurdering når det er gått seks måneder.

Nei, egenmeldinger kan kun benyttes for hele fraværsdager. Det skyldes at egenmeldinger benyttes i arbeidsgiverperioden som starter "første hele fraværsdag" i tråd med folketrygdloven § 8-19 (2). En gradert sykemelding (legeerklæring) vil eventuelt kunne gi rett til sykepenger for deler av en arbeidsdag.

Flere av NHOs tariffavtaler gir likevel rett til lønnet permisjon for nødvendig tid og inntil 1 dags varighet i de tilfellene arbeidstaker må forlate arbeidsstedet grunnet egen sykdom. Dette omtales gjerne som "korte velferdspermisjoner" i tariffavtalen. Les mer om korte velferdspermisjoner. Selv om arbeidstaker i dette tilfelle ikke benytter en egenmelding, anbefales det at bedriften har retningslinjer for slikt fravær og at fraværet registreres.

Les mer om vilkårene for sykepenger

Ja, sykmeldte kan gå tilbake til arbeid før sykmeldingsperioden er utløpt uten å gi beskjed til Nav eller lege. Den sykmeldte trenger bare å gjøre en avtale med arbeidsgiver.

Etter innføring av digital sykmelding sendes søknaden om sykepenger nå etter at sykmeldingsperioden er over.  I søknaden oppgir arbeidstakeren hvor mange timer hun eller han jobbet i perioden. Det gjør at Nav kan justere sykepengene i tråd med dette slik at utbetalingene blir riktig.

Den sykemeldte avtaler direkte med arbeidsgiver at arbeidet gjenopptas uten at NAV varsles på forhånd. Søknaden om sykepenger etter sykemeldingsperioden – som viser at arbeidstakeren har blitt friskmeldt – er tilstrekkelig varsel for Nav.

En arbeidstaker som er 100 prosent sykmeldt vil da være dekket av yrkesskadeforsikringen hvis arbeidet gjenopptas før sykmeldingsperioden er utløpt. Forutsetningen er at arbeidsgiveren kan bekrefte at det er avtalt med den sykmeldte at arbeidet gjenopptas. 

Det er ingen spesielle krav til hvordan bekreftelsen gis. Hvis det oppstår en sak, holder det at arbeidsgiveren bekrefter overfor Nav at det var avtalt med den sykmeldte at arbeidet var gjenopptatt. Bekreftelsen kan gis både skriftlig og muntlig,