Slik kommer du i gang med HMS-arbeidet

Det er grundig dokumentert at et godt arbeidsmiljø har positiv effekt både på produktivitet og lønnsomhet. I tillegg er det knyttet lovkrav til hvilke tiltak, aktiviteter og dokumentasjon en virksomhet må ha på plass innen HMS.

Vi vil her forsøke å liste opp de viktigste HMS-aktivitetene og kravene du bør starte med som arbeidsgiver.

Alt som nevnes her er lovpålagte aktiviteter for arbeidsgivere. (Krav i arbeidsmiljøloven og tilhørende forskrifter). I tillegg kan det komme særregler knyttet til din type aktivitet.

Start med risikovurdering:

Tenk igjennom hva som kan utgjøre en risiko hos deg.

1. Involver de ansatte i vurdering av risiko og arbeidsmiljøarbeidet. "Hva kan være en risiko hos oss? " Vi anbefaler å se på  Arbeidsmiljøportalen. Her finnes verktøy for å samarbeide om arbeidsmiljøet, samt fakta om de største risikofaktorene i din bransje. Vi har også laget  en liste med eksempler på områder som kan utgjøre risiko.
2. Gjør en enkel risikoanalyse og lag en handlingsplan for å redusere risiko på dine viktigste områder. Bruk NHOs digitale verktøy for risikovurdering gratis. En slik gjennomgang kan gi deg oversikt over hvilke HMS-krav du bør prioritere å jobbe med, samt gir deg verdifull, lovpålagt dokumentasjon.
   

   Digitalt verktøy for HMS-risiko

   Verktøyet er gratis for NHO-medlemmer.

   Les mer
3. Opplæring: Et tiltak bør være å gi de ansatte opplæring i hvordan redusere risiko. Dette kan gjøres på personalmøte, som kurs eller gjennom konkret opplæring i arbeidsprosesser eller bruk av maskiner. Skriv ned hvem som har deltatt og hva opplæringen har omfattet.
4. Dokumentasjon: Skriv ned det du gjør og oppbevar alt du skriver ned samlet som dokumentasjon på ditt HMS-arbeid. Skriftlig dokumentasjon, enten i papirform eller digitalt er viktig av flere grunner:
   • Du får oversikt
   • Loven krever det
   • Du har noe konkret å vise ved eventuelle tilsynsbesøk fra Arbeidstilsynet eller andre tilsynsmyndigheter
   • Du kan dokumentere ditt HMS-arbeid dersom det skulle skje et uhell eller noen blir skadet.

Gå deretter igjennom andre konkrete lovkrav:

1. Arbeidsgiver skal ha opplæring i HMS (NHO tilbyr nettkurs)
2. Ved mer enn 5 ansatte skal det velges verneombud (VO). Du kan lese mer om valg av verneombud her. Ved færre ansatte, kan avtale skriftlig å ha en annen ordning. Her finner du eksempel på en slik avtale. Det er krav om at verneombudet skal ha tilstrekkelig opplæring for å kunne utføre sine oppgaver. Denne opplæringen er som regel mer omfattende enn den opplæringen arbeidsgiver skal ha. Du kan lese mer om opplæringskrav her.  Flere av foreningene i NHO tilbyr bransjetilpasset opplæring. Her finner du oversikt over de forskjellige foreningenes kurssider.
3. Har bedriften plikt til å ha bedriftshelsetjeneste (BHT)? Denne plikten er basert på næringskode. Sjekk om din bransje er på listen og har plikt til avtale med bedriftshelsetjeneste. Dersom dere er omfattet av BHT-plikt, finner du oversikt over godkjente BHT-tilbydere her. NHO har laget en veileder for kjøp av BHT som kan være nyttig før inngåelse av en avtale.
4. Lag en oversikt over hvem som har ansvar for hva i HMS-arbeidet. Dette kan være et organisasjonskart eller en liste med navn og oppgaver, for eksempel med navn på verneombud, brannvernansvarlig osv basert på behov.
5. Lag en skriftlig rutine for å gjennomføre nye risikovurderinger, oppdatere handlingsplan og evt vernerunder.
6. Lag rutine for å registrere avvik, hendelser, ulykker, nesten-ulykker mm. Eksempel på skjema for å melde avvik finner du her. Lag rutine som beskriver hvordan slike meldinger håndteres for å sikre at uønskede hendelser ikke skjer igjen. Eksempel på avviksrutine finner du her.

Liste over hva man skal ha dokumentert skriftlig:

(Hjemlet i internkontrollforskriftens § 5)

1. Mål for helse, miljø og sikkerhet
2. Oversikt over organisasjon, ansvar og oppgaver
3. Risikovurdering
4. Rutine for å registrere og behandle avvik
5. Skriftlig rutine for å gjennomgå HMS-systemet og sikre at rutiner fungerer som planlagt

Krav man bør være særlig obs på dersom det er aktuelt:

Dette er områder som krever at du kan dokumentere risikovurdering dersom du har slik aktivitet i din bedrift.

• Alenearbeid
• Vold/ trusler
• Barn og unge
• Kjøp av renholdstjenester kun tillat fra godkjent renholder
• Bransjerelevante problemstiller og spesielle krav; eksempler:
  • Mat og hygiene
  • Helse og hygiene
  • Smittevern
  • Strøm/ elektro
  • Brann/eksplosjon
  • Kjemikalier/ kosmetikk og biologiske faktorer
  • Støy og vibrasjoner
  • Varmt arbeid
  • Arbeid i høyden
  • Annet

Du kan få hjelp fra din bransjeforening til å vurdere om det er særskilte krav som gjelder din type virksomhet/ bransje og hvordan du bør håndtere dette. Ved å starte med risikovurdering vil du også få en viss oversikt.

 Listen er ikke uttømmende, du kan se alle punktene i forskrift om organisering, ledelse og medvirkning her.