Innhold

Aktivitetsplikt og redegjørelsesplikten (ARP) - Hva gjelder for din bedrift?

Fra 1. januar 2020 ble bedriftenes aktivitets- og redegjørelsesplikt på likestillingsområdet styrket. Alle arbeidsgivere, uansett størrelse, har plikt til å jobbe aktivt, målrettet og planmessig for å fremme likestilling og hindre diskriminering på arbeidsplassen. Arbeidsgivere i privat sektor over en viss størrelse har også plikt til å redegjøre for status når det gjelder likestilling mellom kvinner og menn, og hvordan de arbeider for å hindre diskriminering.

Omfanget av arbeidsgiverpliktene varierer mellom

  • Arbeidsgivere i private virksomheter med færre enn 20 ansatte
  • Arbeidsgivere i private virksomheter med mellom 20 og 50 ansatte
  • Arbeidsgivere i private virksomheter med flere enn 50 ansatte
  • Arbeidsgivere i offentlige virksomheter

Antall ansatte måles som et gjennomsnitt av antall ansatte gjennom regnskapsåret.

I aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper er det styret som har ansvaret for at ARP oppfylles.

I denne artikkelen gir vi en generell redegjørelse for regelverket, og gir veiledning i hvordan din bedrift kan oppfylle ARP.

Hva er likestilling?

Likestilling er at alle mennesker blir ansett for å ha lik verdi, like muligheter og like rettigheter. Bedriften skal ikke bare jobbe for å hindre og forebygge diskriminering. Bedriften har også plikt til å vurdere tiltak i den hensikt å fremme likestilling og mangfold.

ARP oppsummert – hva gjelder for din bedrift?

Hvilke plikter som gjelder for din bedrift, avhenger av hvor mange ansatte det er i virksomheten. Antall ansatte måles som et gjennomsnitt av antall ansatte i løpet av regnskapsåret.

Færre enn 20 ansatte:

  • Dere har en generell aktivitetsplikt. Virksomhetens størrelse har betydning for pliktens omfang. For små virksomheter kan plikten være oppfylt ved en gjennomgang av rekrutteringsrutiner, ved å oppfordre personer fra underrepresenterte grupper til å søke stillinger og ved å innkalle kvalifiserte søkere fra de aktuelle gruppene til intervju. Loven stiller ikke krav til hvordan du skal gjøre dette arbeidet, men det kan være inspirasjon å hente i fire-stegs arbeidsmetoden som større bedrifter er pålagt å følge.
  • I tillegg har dere en plikt til å prøve å hindre trakassering, seksuell trakassering og kjønnsbasert vold.
  • Bedriften har ikke redegjørelsesplikt, men plikt til å dokumentere likestillingsarbeidet.

20-50 ansatte:

  • Dere har i utgangspunktet en generell aktivitetsplikt, på samme måte som bedrifter med færre enn 20 ansatte (beskrevet over). Dersom en av arbeidslivets parter i virksomheten krever det (tillitsvalgte eller et flertall av de ansatte), må også den konkretiserte 4-stegs arbeidsmetoden følges.
  • I tillegg har dere en plikt til å prøve å hindre trakassering, seksuell trakassering og kjønnsbasert vold.
  • I utgangspunktet gjelder ingen redegjørelsesplikt, kun dokumentasjonsplikt som for bedrifter med færre enn 20 ansatte. Dersom en av arbeidslivets parter i virksomheten har krevd at 4-stegs arbeidsmetoden skal følges, plikter dere også å oppfylle redegjørelsesplikten.

Over 50 ansatte (og de over 20 jf. punkt under):

  • Dere har en utvidet aktivitetsplikt og må følge den lovfestede fire-stegs arbeidsmetoden som er beskrevet under.
  • I tillegg har dere en plikt til å prøve å hindre trakassering, seksuell trakassering og kjønnsbasert vold.
  • I tillegg skal kjønnsforskjeller kartlegges på flere områder.
    • Hvert år skal det kartlegges:
      • Kjønnsbalanse i virksomheten (antall kvinner og menn)
      • Andel menn og kvinner som er midlertidig ansatt (antall eller prosent)
      • Andel menn og kvinner som er ansatt i deltidsstillinger (antall eller prosent)
      • Det gjennomsnittlige antall uker foreldrepermisjon for menn og kvinner som har rett til permisjon (regnet om til hele uker).
    • Minimum annethvert år (fra og med regnskapsåret 2021) skal det kartlegges:
      • Ufrivillig deltid. Med ufrivillig deltid menes deltidsarbeid der stillingsinnehaver ønsker og er tilgjengelig for å jobbe mer. Kartleggingen kan skje i vanlige medarbeidersamtaler dersom det ikke er for krevende. Det stilles ikke krav om at det skal settes i verk tiltak dersom man finner at bedriften har ufrivillig deltid blant de ansatte.
      • Lønnsforskjeller mellom kvinner og menn (kroner eller prosent).
    • Dere har også redegjørelsesplikt for likestillingsarbeidet. Les mer om dette under.

Arbeidsgivers aktivitetsplikt

Alle arbeidsgivere, uavhengig av størrelse, skal jobbe aktivt, målrettet og planmessig for å fremme likestilling og hindre diskriminering.

  • Aktivt: arbeidsgiver må både unngå å diskriminere og iverksette tiltak.
  • Målrettet: arbeidsgiver må på en klar måte definere både målet for arbeidet og hvem som er ansvarlig for å oppfylle dette.
  • Planmessig: arbeidsgiver skal utarbeide og følge en bevisst strategi.

Aktivitetsplikten gjelder alle diskrimineringsgrunnlagene som er oppstilt i likestillings- og diskrimineringsloven, altså ikke bare kjønnslikestilling:

  • kjønn
  • nedsatt funksjonsevne
  • seksuell orientering
  • kjønnsidentitet og kjønnsuttrykk
  • religion og livssyn
  • etnisitet
  • omsorgsoppgaver
  • graviditet, foreldrepermisjon og adopsjon

Aktivitetsplikten omfatter også diskriminering på flere grunnlag samtidig (sammensatt diskriminering).

Aktivitetsplikten omfatter også arbeidet med å hindre trakassering, seksuell trakassering og kjønnsbasert vold.

Typiske personalpolitiske områder hvor man skal vurdere diskrimineringsrisiko og hindre diskriminering er rekruttering, lønns- og arbeidsvilkår, forfremmelse, utviklingsmuligheter, tilrettelegging og mulighet for å kombinere arbeid og familieliv.

Likestillingsarbeidet skal skje i samarbeid med de tillitsvalgte.

Hvordan skal aktivitetsplikten oppfylles?

Loven pålegger større virksomheter å følge en konkretisert fire-stegs-arbeidsmetode i sitt arbeid for å fremme likestilling og hindre diskriminering. Følgende bedrifter er pålagt å følge den lovbestemte fire-stegs arbeidsmetoden:

  • Private arbeidsgivere med 50 ansatte eller mer
  • Private arbeidsgivere med 20 ansatte eller mer, hvis tillitsvalgte eller et flertall av de ansatte krever det

Loven stiller ikke krav til hvordan aktivitetsplikten skal oppfylles i mindre bedrifter, men det kan være mye inspirasjon å hente i metoden som større virksomheter er forpliktet til å følge.

Lovbestemt fire-stegs arbeidsmetode for virksomheter med flere enn 50 ansatte (eller flere enn 20 ansatte der en av arbeidslivets parter i virksomheten eller et flertall av de ansatte krever det)

Arbeidsmetoden som er beskrevet i fire steg nedenfor er lovpålagt for større private arbeidsgivere. Eksemplene vi viser til under hvert av stegene er kun veiledende og virksomheten må selv vurdere hva som er relevant å undersøke.

Steg 1: Undersøke om det finnes risiko for diskriminering eller andre hindre for likestilling og mangfold i virksomheten

Med «hindre» menes både konkrete og mer usynlige hindre i form av holdninger, fordommer og strukturer. Undersøkelsen bør skje i form av en gjennomgang av rutiner, samtaler med de ansatte, medarbeiderundersøkelser mv. Det er ikke snakk om en undersøkelse av diskriminering mv. på individnivå, og det skal ikke registreres opplysninger som kan kobles til enkeltpersoner. I forarbeidene har lovgiver kommet med følgende eksempler på hva som kan undersøkes:

  • Er det stort avvik mellom sammensetningen av ansatte i virksomheten og den generelle befolkningssammensetningen når det gjelder kjønn, etnisk bakgrunn, funksjonsnedsettelse mv.?
  • Er det lønnsforskjeller i virksomheten som har direkte eller indirekte sammenheng med et diskrimineringsgrunnlag?
  • Har virksomheten bestemmelser eller praksiser om lønn og andre ansettelsesvilkår som er direkte eller indirekte diskriminerende?
  • Forekommer det trakassering i virksomheten?
  • Hvor stor andel av de ansatte arbeider deltid?
  • Er deltidsarbeid mer utbredt blant kvinner enn menn?
  • Tar mannlige arbeidstakere foreldrepermisjon?
  • Er det overrepresentasjon av det ene kjønn blant ledere i virksomheten?
  • Arbeider alle virksomhetens ansatte med etnisk minoritetsbakgrunn i lavtlønnsstillinger?
  • Har ansatte med etnisk minoritetsbakgrunn de samme reelle mulighetene til forfremmelse som etniske majoriteter?

Steg 2: Analysere årsaker til identifiserte diskrimineringsrisikoer

Bedriften skal vurdere årsakene til den risikoen eller de hindre som er identifisert under steg 1. For eksempel hvorfor ulike grupper ikke søker på stillinger eller ikke er representert i arbeidsstokken. Dette for å gi et bedre grunnlag for å iverksette tiltak som fungerer.

Vi har listet opp noen eksempler på spørsmål som kan stilles for å avdekke årsaker til risiko for diskriminering eller hindre for likestilling:

  • Hva gjør vi når vi rekrutterer, og hvorfor er utfallet av rekrutteringsprosessene våre skjevt fordelt med tanke på representasjon av ulike grupper?
  • Hvorfor er lønnsforskjellene så store som de er?
  • Forekommer det fordommer eller holdninger som hindrer likestilling blant ansatte eller hos ledelsen?
  • Kan utfordringene være et resultat av tilsynelatende nøytrale praksiser, for eksempel at viktige møter systematisk skjer etter normal arbeidstid?
  • Har vi retningslinjer, kriterier eller systemer som virker direkte eller indirekte diskriminerende, for eksempel som fører til at det ene kjønn, etniske minoriteter eller personer med funksjonsnedsettelse ikke søker på stillinger, innkalles til intervju, ikke vinner frem i konkurransen med andre arbeidssøkere eller ikke rykker opp innad i virksomheten?
  • Har vi mulighet for å tilrettelegge for mer fleksibel arbeidstid?
  • Mangler vi kunnskap om tilrettelegging og offentlige støtteordninger?

Steg 3: Iverksette tiltak som er egnet til å motvirke diskriminering og bidra til økt likestilling og mangfold i virksomheten

Bedriften skal iverksette forebyggende, egnede og relevante tiltak for å bidra til økt likestilling og motvirke diskriminering og trakassering ut fra resultatene fra kartleggingen og analysene som er gjennomført etter steg 1 og 2. Plikten til å iverksette tiltak er undergitt en forholdsmessighetsbegrensning, det vil si arbeidsgiver er ikke forpliktet til å gjennomføre tiltak som er uforholdsmessig kostbare.

Det bør utpekes en ansvarlig for tiltakene og denne personen må ha myndighet både til å gjennomføre tiltakene og til å treffe nødvendige beslutninger, slik at tiltakene kan gjennomføres raskt og planmessig.

Eksempler på tiltak kan være å ha klare mål for kjønnsbalanse og mangfold, innkalle søkere fra underrepresenterte grupper til jobbintervju, og å utarbeide rutiner for håndtering av varsler om seksuell eller annen trakassering på arbeidsplassen. Bufdir har en tiltaksbank som kan gi inspirasjon til tiltak som kan gjennomføres, den kan lastes ned her.  

Steg 4: Vurdere resultatet av arbeidet som er gjort i punkt 1-3

Bedriften skal vurdere tiltakene etter at disse har virket en stund. Har tiltakene virket etter sin hensikt? Er det behov for nye tiltak, er det noe som bør gjøres annerledes?

Gjennomfør gjerne medarbeiderundersøkelse for å se om arbeidet har gitt resultater.

Dokumentasjonsplikt og opplysningsplikt

Alle bedrifter uavhengig av størrelse skal dokumentere arbeidet med å fremme likestilling og hindre diskriminering. Dette må oppbevares slik at det er mulig å fremlegge dokumentasjon på et senere tidspunkt.

Bedriftens ansatte og de tillitsvalgte har rett til innsyn i dokumentasjon om likestillingsarbeidet dersom det er nødvendig for å undersøke om aktivitets- og dokumentasjonsplikten er overholdt. Dersom innsynet innebærer tilgang til opplysninger om enkeltansattes lønn, etnisitet, religion, livssyn, nedsatt funksjonsevne, seksuell orientering, kjønnsidentitet, skal den som mottar opplysningene undertegne en taushetserklæring. Arbeidsgiver skal også informere vedkommende ansatt om hvilke opplysninger som er utlevert, til hvem og grunnlaget for utleveringen (likestillings- og diskrimineringsloven §§ 26, jf. 26 b.).

Også Likestillings- og Diskrimineringsombudet, Diskrimineringsnemnda og forskere har rett til innsyn i dokumentasjon om likestillingsarbeidet. Nemnda og ombudet vil kunne sette frist for innsyn.

Samarbeid med de tillitsvalgte

Arbeidet med å fremme likestilling og hindre diskriminering skal skje løpende og bedriften skal involvere de tillitsvalgte i arbeidet. Det er viktig at de tillitsvalgte gis tilstrekkelig informasjon til å kunne komme med sine innspill.

Arbeidsgivers redegjørelsesplikt

Hva er redegjørelsesplikt?

Redegjørelsesplikten er en plikt til å redegjøre for den faktiske tilstanden når det gjelder kjønnslikestilling i virksomheten og hva som gjørs for å oppfylle aktivitetsplikten.

Hvem gjelder redegjørelsesplikten for?

Redegjørelsesplikten gjelder for alle bedrifter som er forpliktet til å følge fire-stegs arbeidsmetoden som omtalt ovenfor. Det vil si:

  • alle bedrifter med mer enn 50 ansatte og
  • bedrifter med mellom 20 – 50 ansatte dersom en av virksomhetens parter krever det
  • alle offentlige virksomheter

Bedrifter med færre enn 20 ansatte har ikke plikt til å redegjøre for arbeidet. Det gjelder likevel en plikt til å dokumentere arbeidet med å oppfylle aktivitetsplikten, som beskrevet over. Det samme gjelder for bedrifter med inntil 50 ansatte, med mindre virksomhetens etter krav fra en av virksomhetens parter har krevet at bedriften følger fire-stegs arbeidsmetoden som er lovpålagt for virksomheter med 50 ansatte eller mer.

Nedenfor kan du lese hva som må gjøres for å oppfylle aktivitets- og redegjørelsesplikten. Bufdir har også utarbeidet en veileder som kan være nyttig i dette arbeidet.  

Hva skal redegjørelsen inneholde?

Det skal redegjøres for:

Del 1. Den faktiske tilstanden for kjønnslikestilling (kun kjønn, ikke de andre diskrimineringsgrunnlagene):

  • Kjønnsbalanse i virksomheten
  • Kartlegging av deltid
  • Andel midlertidig ansatte
  • Andel foreldrepermisjon
  • Resultatene av lønnskartleggingen (annethvert år fra 2021 (i årsberetning som leveres 2022))
  • Resultatene av kartleggingen av ufrivillig deltid (annethvert år fra 2021 (i årsberetning som leveres 2022))

Del 2. Hva som gjøres for å oppfylle aktivitetsplikten (knyttet til alle diskrimineringsgrunnlagene)

Redegjørelsen skal inneholde:

  • Systemet for arbeidet (tillitsvalgte, ledelse, styret):Redegjørelsen skal beskrive bedriftens system for hvordan man arbeider med likestilling. Hvem er involvert i arbeidet? Hvordan er tillitsvalgte, ledelsen og styret involvert? Hvor ofte møtes de involverte?
  • Prioriterte områder med begrunnelse​: Det skal sies noe om hvilke områder bedriften ønsker å arbeide særlig med og årsaken til det. Kanskje ser man at få fedre i bedriften tar ut pappaperm utover kvoten, og at man derfor vil arbeide med å få menn til å ta ut mer pappapermisjon?
  • Tiltak: Bedriften må si noe om hvilke tiltak som er satt i verk for å oppnå likestillingsmål. Har bedriften eksempelvis hatt en samtale med hver mann som skal ut i permisjon for å signalisere bedriftens ønske og kartlagt hvilke særlige utfordringer som hindrer den enkelte mann i å ta ut mer permisjon?
  • Metode for evaluering: Bedriften skal si noe om hvordan tiltakene blir evaluert. Hvor ofte gjøres slike evalueringer? Hvem er involvert i arbeidet? Er for eksempel tillitsvalgte involvert i dette?                                                                                                                  
Hvor skal redegjørelsen gis?

Redegjørelsen skal gis i årsberetning eller annet offentlig tilgjengelig dokument. Første redegjørelse etter de nye reglene skal skje i årsberetningen som leveres i 2021. Arbeidet skal forankres i selskapets styre.

Hvordan blir aktivitets- og redegjørelsespliktene håndhevet?

Det er likestillings- og diskrimineringsombudet som følger opp aktivitets- og redegjørelsesplikten. Ombudet har anledning til å gjennomføre besøk i bedriftene og skal gis tilgang til dokumentasjon som er relevant for å vurdere virksomhetenes arbeid med aktivitets- og redegjørelsesplikten. Ombudet har rett til innsyn i bedriftens lønnskartlegging.

Dersom en arbeidsgiver ikke oppfyller ARP kan ombudet klage virksomheten inn for Diskrimineringsnemnda, som kan fatte vedtak og pålegge en arbeidsgiver å redegjøre i tråd med loven. Ved brudd, og for å sikre at loven blir fulgt, kan nemda også fatte vedtak om tvangsmulkt.