Vi anbefaler bedriftene å ha skriftlige rutiner for hvem som skal være tilstede ved tilsyn og at aktuell dokumentasjon er lett tilgjengelig, som for eksempel arbeidsavtaler, overtidslister, internkontrollsystemet, opplæringsplaner av ansatte og verneombud mv.
Varslet tilsyn
Vanligvis kommer Arbeidstilsynet på et "varslet tilsyn". Det vil si at virksomheten mottar et brev hvor det fremkommer at Arbeidstilsynet vil foreta en inspeksjon/tilsyn på bedriften. Brevet skal informere om hva som er hovedtema for tilsynsbesøket, hva Arbeidstilsynet ønsker å se på og hva slags dokumentasjon bedriften skal legge frem.
Klassiske tilsynstema:
- Kontroll av virksomhetens systematiske HMS-arbeid
- Kartlegging av arbeidsmiljøet
- Risikovurdering
- Handlingsplaner
- Avvikssystem
- Varslingsrutiner
Bedriften bør alltid svare på varselet, selv om det ikke er et krav. Send gjerne en epost eller et brev og bekreft at dere har mottatt varselet, og forhåpentligvis kan dere også bekrefte at dere kan ta imot tilsynet på det angitte tidspunktet. Opprett god dialog så tidlig som mulig, og legg til rette for et positivt tilsynsbesøk på din bedrift.
Dersom tidspunktet for varslet tilsyn ikke passer for nøkkelpersoner i bedriften, bør bedriften snarest skriftlig informere Arbeidstilsynet. Bedriften bør begrunne utsettelsen og foreslå en ny dato for tilsynet.
La en ansatt følge hele tilsynet
Ta med verneombudet på tilsynet. Ta gjerne med bedriftshelsetjenesten også, dersom det er mulig. Vi anbefaler at en person fra bedriften følger hele tilsynet – fra forberedelsesfasen til avslutningen. Det kan forenkle dialogen og forebygge eventuelle pålegg.
Tilsynsbesøket avsluttes vanligvis med et sluttmøte. Der gir Arbeidstilsynet en muntlig tilbakemelding til bedriften og gjennomgår eventuelle funn (regelverksbrudd).
Bedriften bør uansett be om at det holdes et slikt møte. Det kan forebygge faktafeil i rapporten som skal skrives i etterkant.
Er det forhold som er enkle å rette på, kan Arbeidstilsynet i møtet be bedriften rette opp forholdet og senere oversende dokumentasjon på at det er gjort.
Dersom det er et eller flere forhold som ikke tilfredsstiller arbeidsmiljølovens krav, skal Arbeidstilsynet begrunne hvorfor det foreligger et brudd, og gjerne gi veiledning om hvordan dette kan rettes opp.
Arbeidstilsynet skal normalt gi en skriftlig rapport til arbeidsgiver om resultatet av kontrollen med kopi til Verneombudet og eventuelt BHT. Bedriften bør etterspørre et utkast til tilsynsrapport og fremheve at det er viktig å sikre at fakta blir riktig i rapporten. Om nødvendig bør det anmodes om utsatt offentlighet.
Ikke varslet tilsyn
Tilsyn som ikke er varslet på forhånd benyttes som oftest ved mistanke om alvorlige regelverksbrudd, herunder sosial dumping mv. Metoden er også aktuell ved inspeksjon av maskiner, tekniske installasjoner, måleutstyr eller lignende.
Ved slike tilsyn skal Arbeidstilsynet - dersom det er praktisk mulig - ta kontakt med arbeidsgiver og verneombudet.
Det er viktig at de ansatte er kjent med mulighetene for slike tilsyn og at arbeidsgiver og verneombudet i utgangspunktet skal være tilstede.
Det er klagerett etter forvaltningsloven på tilsyn som ikke er varslet, likevel slik at tilsynet kan gjennomføres før klagesaken er avgjort dersom inspektørene finner det "påtrengende nødvendig".
Reaksjoner Arbeidstilsynet kan gi
Arbeidstilsynet følger opp ulovlige forhold med utgangpunkt i en reaksjonspyramide. Det betyr at svært alvorlige forhold kan resultere i pålegg om helt eller delvis stans av virksomheten inntil ulovligheten(e) er rettet, samt politianmeldelse. For andre ulovlige forhold har Arbeidstilsynet som praksis å gi varsel om pålegg om retting innen en fastsatt frist, med klageadgang for virksomheten. Bagatellmessige overtredelser resulterer normalt ikke i pålegg, men skal likevel rettes av virksomheten.
Varsel om pålegg
Dersom Arbeidstilsynet under inspeksjonen finner (alvorlige eller mange) brudd på regelverket, vil Arbeidstilsynet gi et skriftlig "varsel om pålegg".
I forhåndsvarselet vil bedriften få en frist til å rette opp forholdet. Dersom bedriften innen fristen skriftlig dokumenterer at mangelen er rettet opp, vil Arbeidstilsynet skriftlig bekrefte at avviket fra regelverket er "lukket", slik at pålegg ikke blir gitt.
Bedriften bør skriftlig uttale seg om varselet, og påpeke eventuelle faktiske eller rettslige feil innen fristen som er satt.
Pålegg om gjennomføring av tiltak
Med mindre Arbeidstilsynet mottar dokumentasjon på at ulovlige forhold (ofte omtalt som avvik) er rettet, vil bedriften motta et forvaltningsvedtak med pålegg om gjennomføring av nødvendige tiltak innen en fastsatt frist.
Et pålegg kan for eksempel være utformet slik:
"Arbeidsgiver må gjennomføre kartlegging og risikovurdering av arbeidsmiljøet med særlig hensyn på eksponering for melstøv. Det skal på bakgrunn av risikovurdering utarbeides nødvendige tidfestede planer for risikoreduserende og støvreduserende tiltak.
Frist for gjennomføring: 01.12.2023
Pålegget anses som oppfylt når kopi av kartlegging, risikovurdering og handlingsplan er oversendt Arbeidstilsynet, jf. Arbeidsmiljøloven § 18-6. Vedtaket kan påklages innen tre uker."
Bedriften kan anmode om at klagen skal gis utsatt virkning. Det er særlig aktuelt i inngripende saker.
Tvangsmulkt
Hvis en virksomhet ikke gjennomfører pålegget innen fristen, kan Arbeidstilsynet gi varsel om tvangsmulkt. Tvangsmulkten skal fungere som et oppfyllelsespress for å rette det ulovlige forholdet. Det vil samtidig gis en frist for tilbakemelding /kommentarer. Tvangsmulkten kan løpe per virkedag, uke eller måned frem til forholdet er rettet. Arbeidstilsynet kan frafalle påløpt tvangsmulkt.
Overtredelsesgebyr
Arbeidstilsynet kan gi vedtak om overtredelsesgebyr – altså en tilbakeskuende reaksjon for et ulovlig forhold. Overtredelsesgebyr er en forvaltningssanksjon som skal være et alternativ til politianmeldelse og straff. Vedtaket skal forhåndsvarsles, og det er alminnelig klageadgang. Maksimalt kan overtredelsesgebyret utgjøre 15G.
Utsatt frist
Er det et begrunnet behov for å be om mer tid til å rette opp avvik, eller til å innhente korrekt dokumentasjon, er det viktig at bedriften snarest og skriftlig ber om utsatt frist. Det bør gjøres i god tid innen fristen som er satt i varselet, og bedriften bør begrunne behovet. Det kan være naturlig å ringe eller sende en epost til saksbehandler for tilsynet, og avtale nærmere om det er behov for et formelt brev fra bedriften. Er vedtaket fattet og klagefristen utløpt, kan virksomheten anmode om ny frist. I så fall må Arbeidstilsynet endre vedtaket av eget tiltak etter reglene i forvaltningsloven.