Innhold

Medarbeidersamtalen skritt for skritt

Medarbeidersamtalen gir anledning til å fokusere på hvordan hver enkelt medarbeider og leder i samarbeid kan bidra til å nå bedriftens mål. Slike regelmessige samtaler mellom leder og medarbeider er vanlig, men gjennomføres svært forskjellig fra bedrift til bedrift. Det er likevel noen fellesnevnere som vi beskriver her.

Hva vil man oppnå med samtalen?

Avklaring

Det er viktig å tenke igjennom formålet, og løfte spørsmålet, "hva er det organisasjonen ønsker å oppnå med systematiske medarbeidersamtaler?"

Bedriften må ha et bevisst forhold til hva som skal være målsetningen med samtalene før man setter i gang. Skal samtalene først og fremst dreie seg om utvikling og fremtiden, eller skal samtalen også inneholde en vurdering av det som er oppnådd i perioden som har gått?

Et vanlig formål med å ha medarbeidersamtaler er at samtlige ansatte i organisasjonen skal kjenne eierskap til egen utvikling, og samtidig sikre at medarbeidere utvikler seg i en retning som understøtter bedriftens strategiske behov. 

Det er også viktig å tenke igjennom hvordan informasjonen som kommer frem i medarbeider­samtalen skal håndteres. Hva skal eventuelt bringes videre til f.eks. HR-avdelingen, og skal en ny leder få tilgang til opplysninger/skjemaer fra tidligere medarbeidersamtaler? En fellesnevner er likevel at dette skal være en fortrolig og strukturert samtale mellom medarbeider og leder, hvor begge parter skal kunne komme med konstruktive tilbakemeldinger og forslag til forbedringspunkter.

Opplæring og bruk av skjemaer

Forberedelser

En forutsetning for en god samtale er at medarbeider og leder møter forberedt til samtalen.

En trygg leder bidrar til en bedre medarbeidersamtale, og det kan derfor være  fornuftig å lage et opplæringsprogram for ledere. Det er også viktig at de ansatte vet hvordan de skal forberede seg og hvilke forventninger som stilles.

Samtalene må planlegges i god tid og det må settes av nok tid til hver enkelt samtale, gjerne 1 ½ time. Ledere bør ikke planlegge for mange samtaler pr. dag for å kunne være en tilstedeværende samtalepartner.

Det er vanlig å bruke en form for skjema for både forberedelse og gjennomføring av medarbeidersamtale, men sørg for at et eventuelt skjema er tilpasset innholdet i den samtalen som skal gjennomføres hos dere. Vi anbefaler at både leder og medarbeider har tilgang til hjelpeskjema i god tid før samtalen, slik at begge møter forberedt på de viktigste områdene.

I samtalen er det viktig at skjemaet bare fungerer som en huskeliste, og ikke får så stor plass at det hindrer god kommunikasjon.

Eksempler på skjema for medarbeidersamtaler

Selve samtalen

Gjennomføring

I tillegg til forberedelser, er en forutsetning for god dialog at både medarbeider og leder lytter til hverandre.

For å få til dette krever det at begge parter er mentalt til stede. Legg derfor bort mobilen og finn et sted hvor dere kan prate uforstyrret.

Start samtalen med en oppsummering av gode opplevelser og utfordringer i året som gikk tilknyttet både arbeidsoppgaver, samarbeid og trivsel. Dette skaper en felles forståelse mellom medarbeider og leder rundt hva som fungerer bra og hva en bør fokusere på å forbedre i året som kommer. Bruk dette som grunnlag for å diskutere utvikling for året som ligger foran. Dersom man har laget utviklingsplan ved tidligere samtaler, er det naturlig å gå igjennom resultater av denne.

Medarbeidersamtalen skal ikke inneholde negative overraskelser for medarbeideren. Uønsked adferd, manglende resultater, eller andre forhold som lederen ønsker korrigert, skal tas opp underveis, og ikke "spares" til medarbeidersamtalen. Det er selvsagt lov å ta opp igjen ting som ikke fungerer til tross for tidligere tilbakemeldinger. Si hva du mener på en respektfull måte, vær konkret og kom med eksempler.

Oppsummering og utviklingsplan

Oppfølging

I etterkant av medarbeidersamtalen kan denne oppsummeres ved at medarbeider og leder i fellesskap utarbeider en utviklingsplan for medarbeideren for det neste året.

Utviklingsplanen danner grunnlag for videre oppfølging for resten av året.

Det er en gjensidig forpliktelse mellom medarbeider og leder å sørge for at utviklingsplanen gjennomføres. Medarbeider har et hovedansvar for å gjennomføre planlagte aktiviteter for å nå overordnet mål. Leder har imidlertid en viktig rolle i å støtte og følge opp at utviklingsaktivitetene er på rett spor og om medarbeideren oppnår forventet utvikling. Det anbefales jevnlig oppfølging gjennom året; husk at ting kan endre seg og dermed påvirke de opprinnelig planene man ble enige om.

 

Gå til Arbinn.nho.no

Nyhetsbrev

Få nyheter på epost

Her kan du melde deg av og på vårt nyhetsbrev som kommer ut hver uke.

Takk for påmeldingen!

Meld deg på ett oppsummert nyhetsbrev:

 

Meld deg på 1 nyhetsbrev: