Innhold

Fjernledelse og arbeidsmiljø i koronatiden

Glad mann på jobb

Ansatte reagerer forskjellig på store endringer i arbeidshverdagen, og de trenger derfor forskjellig oppfølging

Koronaen er over oss, og mange må holde seg hjemme enten i isolasjon eller i karantene. Dette betyr at vi alle blir mer alene, og må klare oss uten mange av de kvaliteter vi ellers får gjennom arbeidsmiljøet. Og det er synd, for kanskje trenger vi disse kvalitetene mer enn noen gang.

For alle som sitter på hjemmekontor holder vi nå kontakten gjennom bruk av digitale verktøy. Å jobbe hjemmefra i ukesvis, det tærer på. Skjermer skaper avstand og impulsiviteten avtar. Dette er viktige aspekter å ha med seg for de som skal lede. 

Det er viktig at vi alle gjør hva vi kan for å holde fast i fellesskapet som er helt avgjørende for trivselen vår og for mye av resultatene vi skaper.

Å vise omsorg skal dere nå gjøre igjennom virtuelle møter, og de som trenger ekstra oppfølging bør dere ha kontakt med regelmessig.

Hvordan rigger vi så hjemmekontoret for effektivitet og godt arbeidsmiljø? 
Den norske modellen med friheten under ansvar har mange styrker, men etter flere uker med hjemmekontor kan det bli en utfordring, og behovet for kjøreregler blir viktig – både for bedriften og den ansatte. 

Under en krise endres forventningene til hverandre i arbeidssammenheng. Folk reagerer svært forskjellig, og som leder vil du oppdage nye sider ved medarbeiderne dine. Alle har behov for å være informert. Noen mye mer enn andre. Og for arbeidsgivere er det viktig å være transparent.

Noen jobber veldig mye, nesten til fare for egen helse. Andre kan slite med å fulle arbeidsdagen med relevante oppgaver. De kan bli tungsinnet, deprimert og miste initiativ. 

Mens noen er selvgående og gode til å lede seg selv på hjemmekontor, vil andre trenge mer konkrete oppdrag og tettere oppfølging.  Noen får energi av kriser og girer seg opp, mens andre blir mer apatiske. 

Ansatte reagerer svært forskjellig
Når vi nå skal Lede med omsorg er det flere kategorier mennesker som trenger forskjellig tilnærming.

  1. Den arbeidsomme personen som glemmer tid og sted, som kaster seg over nye utfordringer, for disse menneskene kan arbeidet bli altoppslukende.
  2. Den apatiske personen, som kanskje har mindre å gjøre, og hvor motivasjonen faller når kontorfellesskapet er borte. 
  3. Den ansatte som er delvis permittert, som ikke klare å utføre jobben sin fordi frykten for å miste jobben er overveldende og tar all fokus.
  4. Den som sitter i isolasjon alene, uten familie rundt seg og med lite nettverk, trenger sårt et fellesskap.
  5. Utenlandske arbeidstagere med færre tilknytningspunkter til det norske samfunnet, og som kanskje ikke så mange å støtte seg på.  

Det er viktig for leder å avdekke hvem som er, og ønsker å være selvgående, og hvem som sliter alene og trenger mest støtte i tiden fremover. For personer som jobber svært mye er det viktig å følge de opp slik at vedkommende ikke blir utbrent. De kan trenge en påminnelse om både å spise lunsj, ta pauser og ha fritid.

For personer som mister motivasjonen, er det viktig med tettere oppfølging, kanskje ikke minst at leder hjelper de til å styre arbeidsoppgavene. Å avklare arbeidsmengde og roller er også fornuftig.

Det er viktig for ledere å oppdage om noen har det tungt. Men den ansatte har også et ansvar for å si ifra. Den som sliter, kan ha nytte av en samtale med bedriftshelsetjenesten, for de bedriftene som har det.

Hvordan rigge et hjemmekontor for å forebygge belastningsplager
Arbeidsgiver har et ansvar for å sørge for at arbeidstagere som jobber hjemme har tilstrekkelige ressurser til å utøve arbeidet effektivt, dette er man pålagt i arbeidsmiljøloven. Men det er ikke så lett for arbeidsgivere å kontrollere hvordan vi har det på hjemmekontor. Alle har et ansvar for å sørge for at man har en god kontorarbeidsplass, og som leder bør du spørre hvordan folk sitter.

Har man en dårlig innrette kontorarbeidsplass, kan belastningene på muskler og skjelett bli stor, og man kan utvikle plager i nakke, skulder eller en musearm. Det kan oppstå fort, men ta lengere tid å bli kvitt. Har man mulighet, kan man kanskje hente noe av utstyret sitt på jobb; tastatur, skjerm, kontorstol mv som gjør at ergonomien blir bedre. 

Her er noen tips for god ergonomi

  • Sørg for at du sitter godt! Har du ikke regulerbar stol, kan du bruke pute(r).
  • Juster deg inn til bordet slik at skuldrene er avslappet og underarmene hviler på bordplaten med ca. 90 grader i albueleddet.
  • Tastaturet/bærbar PC plasseres godt innpå bordet, slik at underarmene får hvile.
  • Det beste er at fotsålene får hvile i gulvet, ca 90 grader i kneleddet.
  • Kan du hente ekstra utstyr som tastatur og skjerm på jobb, gjør det.
  • Ta pauser. Bøy og tøy litt for deg selv, beveg deg rundt.
  • Sørg for daglige doser fysisk aktivitet, turer i naturen og dagslys virker positivt inn på psyken og på søvn. 

Gjennomføre regelmessige møter på teams/skype 
Ledere bør samle en ledergruppe regelmessig, gjerne oftere enn vanlig, og det anbefales å opprettholde faste møter, som avdelingsmøter, teammøter osv.

  • Start møtene med et romslig HMS-spørsmål? hvordan det står til?
  • Bruk kamera, for da kan du kanskje se om det er noen som ikke har det så bra
  • Snakk deretter om viktige temaer knyttet til arbeidsoppgaver, leveranser, måloppnåelse og muligheter.
  • Avtal et digitalt "lunsjmøte" uten agenda hvor dere møtes på Teams mens dere spiser på hjemmekontoret.
  • Ta dere også tid til å skravle, det gjør godt oppi alt alvoret. Del noen gleder fra hverdagen.

Og husk: Tenkt fremover
Vi er inne i en krevende situasjon. Dette er en periode som vi må igjennom, men den vil gå over.

Tenkt på hva som kan være positivt med situasjonen: Digitale møter når nye høyder. Vi finner nye måter å jobbe sammen på. Vi lærer masse av hvordan vi kommuniserer med hverandre. Vi oppdager mange nye sider av hverandre.

Det er en tøff tid, men vi vil se store læringsmuligheter i det vi er igjennom.  Og oppfølgingen vi gjør av medarbeiderne våre nå, den vil vi ha stor gevinst av i lang tid fremover!