Innhold

Arbeidsplassen, hjemmekontor eller en kombinasjon

Smittesituasjonen i Norge og i verden for øvrig tyder på vi vil oppleve variasjoner og hyppige endringer. Vi må derfor også være forberedt på at det kan oppstå nye situasjoner som krever nye tiltak. Hvilke momenter må man ta hensyn til for å opprettholde forsvarlig drift, og i hvilken rekkefølge?

I denne veilederen tar vi for oss anbefalt rekkefølge for vurderinger og tiltak knyttet til smittevern og normalisering av arbeidssituasjonen. Det enkelte skritt viser til aktuelle veiledere og verktøy som kan være nyttig i det kontinuerlige arbeidet med å opprettholde en mest mulig normal driftssituasjon under koronapandemien.

Så lenge pandemien vedvarer vil vurderingen og tiltakene være en kontinuerlig prosess som må gjentas og tilpasses den til enhver tid gjeldende situasjonen.

  1. Myndighetenes retningslinjer
  2. Lokale forhold og forskrifter
  3. Arbeidsplassen lokaler og utforming, samt andre lokale forhold
  4. Belastning på kollektivtrafikken
  5. Driftshensyn: Hva har virksomheten behov for?
  6. Ansattes muligheter og behov
  7. Oppfølging av medarbeidere på hjemmekontor

Myndighetenes retningslinjer

Hva er gjeldende smittevernregler fra myndighetene? Hvilke råd gjelder for din bransje og type virksomhet?

Det kommer stadige tilpasninger av retningslinjer basert på gjeldende smittesituasjon i samfunnet. Det er derfor viktig å følge med på hva som er gjeldene lov, forskrift og anbefaling til enhver tid.

Viktige kilder til informasjon er:

Lokale forhold og forskrifter

Flere kommuner har lokale forskrifter som regulerer nettopp bruk av hjemmekontor, samt hva som må vurderes ved en tilbakeføring til arbeidsstedet. Det er derfor viktig å undersøke om det foreligger lokale reguleringer som må hensyntas før en gjenåpning av kontoret, og dersom situasjonen endrer seg.

Vi viser her til Oslo kommune som eksempel, men det finnes også lokale forskrifter i andre kommuner:

Et eksempel er Oslo kommune, som i "Forskrift om forebygging av koronasmitte, Oslo kommune" blant annet legger føringer for arbeidsgivers bruk av hjemmekontor og belastning på kollektivtrafikk. Slike lokale forskrifter oppdateres og endres hyppig, og man må derfor være oppmerksom på det til enhver tid gjeldende regelverk for sin kommune.

Vær oppmerksom på at lokale forskrifter kan ha reguleringer som er strengere enn de nasjonale retningslinjer.

Se også artikkel om hvilke regler som gjelder ved bruk av hjemmekontor.

Arbeidsplassen lokaler og utforming, samt andre lokale forhold

Beliggenhet, størrelse og utforming av arealer, tilgang til møterom, toaletter, parkering og reisevei er viktige faktorer å vurdere når man legger til rette for tilbakeføring til arbeidsplassen.

Hvor mange er det egentlig plass til ved overholdelse av avstandskrav og andre smittevernhensyn? Har alle fast plass med god avstand eller har man funskjonsbaserte arbeidsplasser med "free seating"?  

Hvordan kommer de ansatte seg til kontoret? Er det utfordringer med bruk av kolletivtransport eller annen type transport?

Hvordan man skal planlegge og vurdere disse faktorene finnes det mer om i veileder for gjenåpning av kontorarbeidsplassen.

Belastning på kollektivtrafikken

I hvilken grad er ansatte avhengig av kollektivtransport til og fra arbeidsplassen?

For å begrense smitte er det viktig å unngå for stor passasjertetthet på kollektivtransporten. Det er hovedsakelig rushtiden som er utsatt. 

Både nasjonale og lokale myndigheter oppfordrer virksomheter til redusere sin belastning på kollektivtransporten. Lokale forskrifter kan i tillegg inneholde pålegg om en slik reduksjon.

Det er derfor viktig å kartlegge hvor mange ansatte som er avhengig av kollektivtransport, samt utarbeide en plan for hvordan virksomheten kan bidra til å forskyve og redusere bruk av kollektivtransporten, for å redusere smitterisikoen.

Andel ansatte som er avhengig av kollektivtransport for å komme seg til arbeidsplassen er således et viktig moment å ha med seg når man vurderer hvem og hvor mange som skal komme tilbake til kontoret. Særlig i større virksomheter der en betydelig andel av de ansatte bruker kollektivtransport til og fra arbeidet, blir dette et viktig bidrag.

NHO, Virke og Spekter står sammen om å oppfordre arbeidsgivere i de større byene om å redusere trykket på kollektivtrafikken i rushtiden.

Driftshensyn: Hva har virksomheten behov for?

Når nasjonale og lokale retningslinjer er avklart og man har oversikt over kapasitet på arbeidsplassen, må virksomheten vurdere hvilke driftsmessige behov som skal prioriteres. 

Her må virksomheten selv vurdere hvilke funksjoner som er mest kritiske å få tilbake til arbeidsplassen, og hva som skal til for å opprettholde forsvarlig og kvalitetsmessig drift.

Ansattes muligheter og behov

I forbindelse med vurdering av driftshensyn er det også hensiksmessig å vurdere hvilke ansatte som fungerer godt på hjemmekontor og som er i stand til å opprettholde kvalitetsmessig standard på sitt arbeid uten å være på kontoret.

Man må også vurdere hvilke ansatte som har gode arbeidsforhold hjemme og som selv oppgir at deres arbeidssituasjon er tilfredsstillende. Tilsvarende hvem som ikke har en tilfredsstillende arbeidssituasjon på hjemmekontor.

I tillegg bør faktorer som reisemåte, avhengighet av kolletivtransport, arbeidsoppgaver, utstyr, team og prosjekter mv. vurderes.

Les mer om hvem som skal være på kontoret og hvem som skal arbeide hjemmefra her.

Et annet nyttig verktøy kan være mal for kartlegging og samtaleguide.

 

 

Oppfølging av medarbeidere på hjemmekontor

En del ansatte vil fortsatt arbeide på hjemmekontor i overskuelig framtid. Også disse trenger god oppfølging for å være en aktiv og produktiv del av arbeidsplassen.

I veileder for oppfølging av ansatte som arbeider på hjemmekontor finner du gode råd om hvordan dette kan gjøres.