Innhold

Arbeidsplassen, hjemmekontor eller en kombinasjon

Under koronapandemien er det skjedd mange ulike endringer i måten vi arbeider på. Noen av disse endringene kan vare til lenge etter at pandemien er over, blant annet den økte bruken av hjemmekontor. Hvilke momenter må man ta hensyn til for å opprettholde forsvarlig drift, og i hvilken rekkefølge?

I denne veilederen tar vi for oss anbefalt rekkefølge for vurderinger og tiltak knyttet til smittevern og normalisering av arbeidssituasjonen. Det enkelte skritt viser til aktuelle veiledere og verktøy som kan være nyttig i det kontinuerlige arbeidet med å opprettholde en mest mulig normal driftssituasjon under og etter koronapandemien.

Så lenge pandemien vedvarer vil vurderingen og tiltakene være en kontinuerlig prosess som må gjentas og tilpasses den til enhver tid gjeldende situasjonen.

  1. Myndighetenes retningslinjer
  2. Lokale forhold og forskrifter
  3. Arbeidsplassen lokaler og utforming, samt andre lokale forhold
  4. Belastning på kollektivtrafikken
  5. Driftshensyn: Hva har virksomheten behov for?
  6. Ansattes muligheter og behov
  7. Oppfølging av medarbeidere på hjemmekontor

Myndighetenes retningslinjer

Hva er gjeldende smittevernregler fra myndighetene? Hvilke råd gjelder for din bransje og type virksomhet?

Det kommer stadige tilpasninger av retningslinjer basert på gjeldende smittesituasjon i samfunnet. Det er derfor viktig å følge med på hva som er gjeldende lov, forskrift og anbefaling til enhver tid.

Viktige kilder til informasjon er:

Lokale forhold og forskrifter

Flere kommuner har lokale forskrifter som regulerer nettopp bruk av hjemmekontor, samt hva som må vurderes ved en tilbakeføring til arbeidsstedet. Det er derfor viktig å undersøke om det foreligger lokale reguleringer som må hensyntas før en gjenåpning av kontoret, og dersom situasjonen endrer seg.

Det finnes en rekke lokale forskrifter, og i noen av disse legges det føringer for arbeidsgivers bruk av hjemmekontor og belastning på kollektivtrafikk. Her kan du se en oversikt over lokale forskrifter relatert til covid-19-pandemien.

Slike lokale forskrifter oppdateres og endres hyppig, og man må derfor være oppmerksom på det til enhver tid gjeldende regelverk for sin kommune.

Vær oppmerksom på at lokale forskrifter kan ha reguleringer som er strengere enn de nasjonale retningslinjer.

Se også artikkel om hvilke regler som gjelder ved bruk av hjemmekontor.

Arbeidsplassen lokaler og utforming, samt andre lokale forhold

Beliggenhet, størrelse og utforming av arealer, tilgang til møterom, toaletter, parkering og reisevei er viktige faktorer å vurdere når man legger til rette for tilbakeføring til arbeidsplassen.

Hvor mange er det egentlig plass til ved overholdelse av avstandskrav og andre smittevernhensyn? Har alle fast plass med god avstand eller har man funskjonsbaserte arbeidsplasser med "free seating"?  

Hvordan kommer de ansatte seg til kontoret? Er det utfordringer med bruk av kollektivtransport eller annen type transport?

Hvordan man skal planlegge og vurdere disse faktorene finnes det mer om i veileder for gjenåpning av kontorarbeidsplassen.

Belastning på kollektivtrafikken

I hvilken grad er ansatte avhengig av kollektivtransport til og fra arbeidsplassen?

For å begrense smitte er det viktig å unngå for stor passasjertetthet på kollektivtransporten. Det er hovedsakelig rushtiden som er utsatt. 

Både nasjonale og lokale myndigheter oppfordrer virksomheter til å redusere sin belastning på kollektivtransporten. Lokale forskrifter kan i tillegg inneholde pålegg om en slik reduksjon.

Det er derfor viktig å kartlegge hvor mange ansatte som er avhengig av kollektivtransport, samt utarbeide en plan for hvordan virksomheten kan bidra til å forskyve og redusere bruk av kollektivtransporten, for å redusere smitterisikoen.

Andel ansatte som er avhengig av kollektivtransport for å komme seg til arbeidsplassen er således et viktig moment å ha med seg når man vurderer hvem og hvor mange som skal komme tilbake til kontoret. Særlig i større virksomheter der en betydelig andel av de ansatte bruker kollektivtransport til og fra arbeidet, blir dette et viktig bidrag.

Driftshensyn: Hva har virksomheten behov for?

Når nasjonale og lokale retningslinjer er avklart og man har oversikt over kapasitet på arbeidsplassen, må virksomheten vurdere hvilke driftsmessige behov som skal prioriteres. 

Her må virksomheten selv vurdere hvilke funksjoner som er mest kritiske å få tilbake til arbeidsplassen, og hva som skal til for å opprettholde forsvarlig og kvalitetsmessig drift.

Ansattes muligheter og behov

I forbindelse med vurdering av driftshensyn er det også hensiktsmessig å vurdere hvilke ansatte som fungerer godt på hjemmekontor og som er i stand til å opprettholde kvalitetsmessig standard på sitt arbeid uten å være på kontoret.

Man må også vurdere hvilke ansatte som har gode arbeidsforhold hjemme og som selv oppgir at deres arbeidssituasjon er tilfredsstillende og at de ønsker å fortsette med hjemmekontor. Tilsvarende hvem som ikke har en tilfredsstillende arbeidssituasjon på hjemmekontor.

I tillegg bør faktorer som reisemåte, avhengighet av kollektivtransport, arbeidsoppgaver, utstyr, team og prosjekter mv. vurderes.

Les mer om hvem som skal være på kontoret og hvem som skal arbeide hjemmefra her.

Et annet nyttig verktøy kan være mal for kartlegging og samtaleguide.

 

 

Oppfølging av medarbeidere på hjemmekontor

En del ansatte vil fortsatt arbeide på hjemmekontor i overskuelig framtid. Også disse trenger god oppfølging for å være en aktiv og produktiv del av arbeidsplassen.

I veileder for oppfølging av ansatte som arbeider på hjemmekontor finner du gode råd om hvordan dette kan gjøres. Vi anbefaler også at det utarbeides en egen strategi for hjemmekontor