Innhold

Hvem skal jobbe hjemmefra og hvem skal være på kontoret?

flere som jobber i åpent kontorlandskap

Det er mange hensyn å vurdere når man gradvis gjenåpner arbeidsplassen

Myndighetenes råd per 7. august, med oppdatering 5. november 2020 åpner for at man kan reise til arbeidsplassen i områder med lav smitte. NB: Det fines en rekke lokale forskrifter med egne bestemmelser om hjemmekontor, og hjemmekontor er fortsatt et relevante tiltak for å ivareta smittevernhensyn både på arbeidsplassen og i kollektivtrafikken. Denne veilederen gir råd om hvilke momenter som bør være med i vurderingen av hvem som skal arbeide hjemmefra og hvem som skal arbeide fra kontoret, samt hva man bør tenke på i organiseringen av dette.

Kartlegg først:

Gjeldende råd fra myndighetene oppdatert 5. november: 
Det er ikke innført nye, nasjonale retningslinjer om bruk av hjemmekontor siden 7. august. 

Men påbud om hjemmekontor er et aktuelt virkemiddel som kommuner i bo- og arbeidsregioner med stort smittetrykk kan / har innført. Det kan i perioder derfor være mange lokale forskrifter med påbud om bruk av hjemmekontor. Det er derfor viktig å sette seg inn i regionalt og lokalt regelverk i tillegg til de nasjonale retningslinjene.

For arbeidsplassen gjelder fortsatt nasjonale råd fra myndighetene pr 7. august, i tillegg til evt lokalt regelverk:

"Arbeidsgiver bør sikre at de ansatte kan holde en avstand på minst én meter i hele arbeidstiden. Arbeidsgivere oppfordres til å tilrettelegge for at halvparten så mange bruker kollektivtransport i rushtiden. Regjeringen oppfordrer i den sammenheng alle som har mulighet til å gå eller sykle til jobb, og det oppfordres også til å bruke hjemmekontor og forskjøvet arbeidstid når det lar seg gjøre."


Når det er avklart at nasjonale og lokale retningslinjer og/eller forskrifter gir rom for retur til kontoret, bør virksomhetene foreta en kartlegging:

  • Finn først ut hvor stor kapasitet det er på kontoret gitt ivaretagelse av smittevernhensyn og lokale hensyn. Se veileder for gjenåpning
  • Etabler arbeidsreiseplan med tiltak for å halvere belastning på kolletivtransport.

Dersom kapasietshensyn på kontoret, samt belastning på kollektivtransport tilsier at bruk av hjemmekontor er et hensiktsmessig tiltak, kan denne veilederen bidra til å vurdere hvordan fordelingen av oppmøte og bruk av hjemmekontor skal være:

Helsemyndighetenes har blant annet uttalt at virksomheten må vurdere om den kan opprettholde et kvalitetsmessig godt tilbud ved bruk av digitale løsninger. I denne vurderingen må det foretas en vurdering av hvilken type tjeneste det dreier seg om.  Det må også foretas en helhetsvurdering hvor både individuelle hensyn og driftshensyn bør med.

For noen kan en totalvurdering av arbeidssituasjonen tilsi en lavere helsemessig belastning ved å arbeide hjemmefra, for andre vil det være positivt å komme tilbake til kontoret, som igjen har innvirkning på produktiviteten. 

Nedenfor vil vi gå nærmere gjennom ulike momenter som bør være med i vurderingen av hvem som skal arbeide hjemmefra og hvem som skal arbeide fra kontoret, samt hva man bør tenke på i organiseringen av dette:  

Driftshensyn:

  • Hvem trenger å jobbe sammen; avdelinger, prosjektarbeid, team osv. 
  • Er arbeidsoppgavene uegnet til å løses fra hjemmekontor? 
  • Er det behov for tilgang til utstyr/systemer som bare finnes på kontoret?
  • Er datasikkerhet godt nok ivaretatt ved hjemmearbeid?
  • Andre driftshensyn?
  • Kontinuitetshensyn: Virksomheter som er avhengig av kontinuitet i driften av kritiske funksjoner kan vurdere å bruke faste arbeidslag eller grupper med medarbeidere, for å unngå at alle medarbeidere innen funksjonen kan bli utsatt for smitte på samme tid.

Transport til og fra arbeidet:

-Arbeidsgivere oppfordres til å halvere sin belastning på kollektivtransporten.

Ved vurdering av hvem som kan møte på kontoret, kan det derfor være relevant å avklare hvem som kan sykle, gå eller kjøre bil til jobb. I tillegg vurdere om de som må ta kollektivtransport kan reise utenfor rush-tiden. Samkjøring innenfor smittevernreglene kan også være et alternativ. 

 Arbeidstakers forhold

  • Arbeidstakers fysiske arbeidsmiljø hjemme, inkludert behov for egnet utstyr.
  • Andre forhold ved arbeidstakers familiesituasjon som bør hensyntas.
  • Arbeidstakere i karantene eller isolasjon som ikke er syk.
  • Arbeidstakers arbeidsmiljø, behov for oppfølging og samhandling med andre. 
  • Risikogrupper: Det oppfordres til en tett dialog for å avklare behov og muligheter for å vurdere tilrettelegging. Dersom det er behov for det bør arbeidstakere i risikogruppe for covid-19 (eller med familiemedlemmer i risikogruppe), få tilrettelegging med hjemmekontor. Ved tilbakeføring til arbeidsplassen bør det også gjøres særskilte risikovurderinger for arbeidsoppgaver som medfører mye kontakt med andre personer. *

 *NB: Vedr kartlegging av ansatte i forkant av gradvis tilbakekomst til kontoret og risikogrupper: Det er viktig å ikke nedfelle helseinformasjon skriftlig i kartleggingen. 

Hvordan kan man kombinere hjemmekontor og oppmøte på arbeidsplassen?
I noen virksomheter kan det passe best med en rullering, hvor man kombinerer hjemmekontor og oppmøte på arbeidsplassen. Det har mange fordeler, men kan også gi noen utfordringer.

I noen virksomheter kan det være mer hensiktsmessig at noen grupper, eller team kommer tilbake til kontoret, mens andre fortsetter å jobbe hjemmefra.  Den innledende kartleggingen er et viktig grunnlag for å vurdere hvor mange det er plass til av gangen, og hvor mange som må/bør ha mulighet til å komme til arbeidsplassen. 

Eksempler på rullering og hvordan man kan inndele grupper: 
Det finnes mange hensyn å ta, og det er derfor ikke mulig å gi konkrete råd om hvordan en slik fordeling bør gjennomføres. Vi har derfor satt opp noen eksempler til illustrasjon på hvordan man kan rullere mellom ulike grupper, og hvordan man kan dele opp disse gruppene. Hvordan fordelingen mellom kontor og hjemmekontor skal være vil være konkret og avhenge av stegene ovenfor. Enkelte vil kanskje starte med 1/3 av de ansatte på kontoret, mens det for andre vil være nødvendig og mulig å ha flere ansatte på kontoret.  Vi anbefaler samarbeid med verneombud og tillitsvalgte i disse stegene i prosessen. Eksemplene nedenfor må tilpasses virksomhetens behov og muligheter, samt lokale forhold.

Eksempler på rulleringsordninger:

  • Ansatte arbeider på kontoret hver tredje eller annenhver uke, og de øvrige ukene arbeider de hjemmefra.
  • Ansatte arbeider andre eller tredje dag på kontoret 

Hvordan kan man dele opp gruppene?

Her vil det igjen være ulike behov fra virksomhet til virksomhet. Noen momenter kan være:

  • Dele i grupper basert på oppgaver, eventuelt at de som jobber i samme avdeling/enhet arbeider samtidig. Dette må imidlertid avveies opp mot risikoen for å slå ut en avdeling/enhet ved en eventuell smitteoppblomstring. Det bør gjøres vurderinger av back up for funksjoner i avdelinger for å unngå at alle i en avdeling/enhet blir satt i karantene/blir syke
  • Dele inn i grupper alfabetisk på navn.
  • Kun utvalgte avdelinger eller funksjoner kommer tilbake til kontoret.
  • De som sitter tett ved hverandre, f. eks ved siden av hverandre på 2-er, 4-er eller 6-er pulter bør ikke være på samme arbeidslag/ på arbeidsplassen samtidig.