Oppsigelse skritt for skritt

Denne beskrivelsen er ment å være et eksempel på hvordan slike saker kan håndteres, men det er viktig å være obs på at ingen saker er like, og alle må vurderes individuelt.

Det er dessuten viktig å være bevisst på at målet med prosessen alltid bør være å få arbeidsforholdet til å fungere, slik at problemet løses og man unngår oppsigelser. Men om dette ikke lykkes, vil dokumentasjonen på at det har vært gjort grundige forsøk på å løse problemet være svært viktig. Er det ikke gjort et ordentlig dokumentasjonsarbeid, vil det kunne være vanskelig å dokumentere "saklig grunn" til oppsigelse.

Det er viktig å være oppmerksom på at situasjoner med mangelfull arbeidsprestasjon ofte oppstår som en følge av sviktende ledelse. Arbeidsgiver har kanskje ikke klart å avdekke svakhetene under prøvetiden? Har lederen vært tilstrekkelig tydelig overfor arbeidstaker om hvilke forventninger arbeidsgiver har til arbeidsprestasjon? En oppsigelse skal dessuten ikke komme overraskende på arbeidstaker. Arbeidstaker må få mulighet til å forbedre sine prestasjoner før han eller hun blir oppsagt, og dette kan ta tid.

Noen ganger vil også en slik prosess kunne lede til at den ansatte selv ønsker å si opp sin stilling. I slike tilfeller kan arbeidsgiver vurdere å inngå en sluttavtale, der vedkommende får en motytelse for å si opp frivillig.

Om det ikke skjer forbedringer etter at vedkommende har fått en tydelig tilbakemelding på problemet, bør arbeidsgiver innkalle arbeidstaker til et oppfølgingsmøte. I møtet må kravene som stilles til arbeidstaker klargjøres på nytt, og arbeidstaker må få fortelle om sin opplevelse av egen arbeidsinnsats. Arbeidsgiver må dessuten avklare om det er behov for ytterligere opplæring for at arbeidstaker skal kunne prestere tilfredsstillende. Huske å skrive en protokoll (referat) fra møtet.

I protokollen må det fremgå:

1. Hvilke konkrete forbedringer som forventes av arbeidstaker.
2. Om arbeidstaker trenger ytterligere opplæring.
3. Om arbeidstaker eventuelt har avslått tilbud om ytterligere opplæring.
4. At manglende forbedring kan få konsekvenser for arbeidsforholdet.

Forslag til protokoll finner du her. 

Avtal gjerne umiddelbart et nytt møte for å evaluere fremdriften.

1. Lage en ny oppfølgingsplan, kanskje tiltakene fra den forrige planen bør endres, eller kanskje man skal forlenge fristen?
2. Gi arbeidstaker en formell advarsel. Skjema finner du her.
3. Gå til neste skritt i en oppsigelse, og innkalle arbeidstaker til et formelt drøftingsmøte, slik loven krever  se Arbeidsmiljølovens § 15-1.

Hvilket alternativ som er det riktige, vil avhenge av hva slags forsømmelser arbeidstaker gjør seg skyldig i og hvilke konsekvenser forsømmelsene har for bedriften. Hvis det dreier seg om forsømmelser som forstyrrer driften av virksomheten, eller har andre alvorlige konsekvenser for arbeidsgiver, bør arbeidstaker innkalles til et drøftingsmøte. Er forsømmelsen derimot ikke av alvorlig art, men for eksempel innebærer stadige forsentkomminger til irritasjon for arbeidstakers kolleger, kan arbeidsgiver vurdere å tildele arbeidstaker en advarsel.

Om du er usikker på hva du skal velge, kan din NHO-landsforening og gi deg råd om hva som er det beste alternativet i ditt tilfelle.

Dersom du bestemmer deg for å starte en oppsigelsesprosess, krever Arbeidsmiljølovens § 15-1 at det avholdes et formelt drøftingsmøte med arbeidstakeren. Et slikt møte holdes når arbeidsgiver vurderer å bringe arbeidsforholdet til opphør, og møtet skal avholdes før det treffes en endelig beslutning. Et forslag til innkallingsbrev finner du her.

En veiledning til hva et slikt drøftingsmøte skal avklare, finner du i dette forslaget til referat.

Om det etter drøftingsmøtet konkluderes med oppsigelse, er det arbeidsgiver som må bevise at det foreligger "saklig grunn" til oppsigelse. Arbeidsgiver må da kunne dokumentere at:

1. Arbeidstaker ikke oppfyller de krav som arbeidsgiver med rimelighet kan forvente.
2. Prosessen i forkant av oppsigelsen har vært tilfredsstillende, herunder at arbeidstaker har blitt fulgt opp med tydelige krav til arbeidsprestasjon.
3. Arbeidsgiver har gjennomført drøftingsmøte.

I tillegg må en eventuell oppsigelse være formriktig, og dette innebærer at det stilles strenge krav til innholdet i et oppsigelsesbrev. Benytt derfor vårt standarddokument som sikrer at du har med alle nødvendige opplysninger. Det finner du her. Husk også på at en oppsigelse skal overleveres personlig til arbeidstaker, eller sendes rekommandert i posten. Oppsigelse på e-post, telefon eller SMS er med andre ord ikke bare dårlig folkeskikk, det er heller ikke i henhold til Arbeidsmiljølovens regler.

Om arbeidstaker krever forhandlinger, bør det lages en protokoll som dokumenterer at et slikt forhandlingsnøte har funnet sted. Protokollen trenger i utgangspunktet ikke inneholde annet enn en konstatering av at møtet er skjedd, men kan inneholde mer utførlige referater om det anses ønskelig. Et forslag til referat fra et slikt møte finner du her.

Arbeidstaker har også rett til å reise søksmål mot arbeidsgiver, dersom han eller hun mener at oppsigelsen ikke er lovlig. Søksmål må reises innen åtte uker etter at forhandlingene er avsluttet. Blir søksmål reist innen åtteukersfristen, vil arbeidstaker som regel ha rett til å fortsette i sin stilling mens søksmålet behandles, med mindre retten bestemmer noe annet.

Dersom et søksmål skal behandles i domstolene, må du som arbeidsgiver være forberedt på at det kan lang tid før saken har funnet sin løsning. Arbeidstakeren har som hovedregel rett til å stå i stilling mens saken pågår,  og arbeidsgiver kan ikke kreve lønn for denne perioden tilbakebetalt.

Tidsaspektet - og det at rettslig prøving av oppsigelser kan ha innvirkning på arbeidsmiljøet også for andre kollegaer - er årsak til at arbeidsgivere fra tid til annen inngår avtaler om frivillig avgang - selv om en mener at vilkårene for oppsigelse er tilstede. Se mal for en slik avtale her.