Innhold
Rutine for konflikthåndtering
En rutine for håndtering av konflikter, trakassering/seksuell trakassering og utilbørlig opptreden skal bidra til å forbedre arbeidsmiljøet på arbeidsplassen. Arbeidsmiljøloven stiller krav til hvordan arbeidsmiljøet skal være. Ifølge arbeidsmiljøloven § 1-1 er arbeidsmiljølovens formål å sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende arbeidsplass, trygge ansettelsesforhold og likebehandling for alle. I arbeidsmiljøloven kapittel 4 stilles det krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, og den ansattes integritet og verdighet skal ivaretas. Det betyr at ingen ansatte skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig oppførsel. En rutine er derfor viktig for å opprettholde arbeidsmiljølovens krav.
Denne veilederen vil vise deg hva som bør være med i en slik rutine.
Et eksempel på en generell rutine finner du her. Husk at rutinebeskrivelsen må tilpasses den enkelte bedrift ut fra bedriftens størrelse, risiko, og arbeidets art. Bedrifter kan ta utgangspunkt i vårt eksempel på generell rutine for håndtering av trakassering, mobbing og utilbørlig opptreden ved utarbeidelse av egen rutine.
Innledning
Innledningen i en rutine bør for det første inneholde hva som er hensikten og formålet med rutinen. Dette er fordi arbeidstakerne skal kunne forstå hvorfor bedriften har en slik rutine.
En innledning bør i tillegg inneholde definisjoner, slik at arbeidstakeren skal ha en god forståelse av hva de ulike begrepene betyr. Det kan være vanskelige å vite om en handling går inn under det ene eller det andre.
Det bør inneholde definisjoner av hva som menes med:
- konflikt
- mobbing/trakassering
- seksuell trakassering
- utilbørlig opptreden
Arbeidsmiljøloven definerer ikke "konflikt", "mobbing" eller "utilbørlig opptreden", men loven inneholder definisjoner av trakassering og seksuell trakassering. De defineres slik:
- Med trakassering menes handlinger, unnlatelser eller ytringer som har som formål eller virkning å være krenkende, skremmende, fiendtlige, nedverdigende eller ydmykende. Med seksuell trakassering menes enhver form for uønsket seksuell oppmerksomhet som har som formål eller virkning å være krenkende, skremmende, fiendtlig, nedverdigende, ydmykende eller plagsom.
Innledningen bør til slutt inneholde arbeidsmiljølovens krav til det psykososiale arbeidsmiljøet. Disse kravene følger av arbeidsmiljøloven § 4-3 nr. 1-4.
Hvordan skal arbeidstaker melde fra, og til hvem
Del to av rutinene bør inneholde hvordan arbeidstaker skal melde fra om kritikk verdige forhold, og hvem det skal meldes til. Videre bør det fremgå hvem som skal ha ansvar for håndtering av den innmeldte saken. Det bør også gis en beskrivelse av hvilke oppgaver de enkelte HMS aktørene har i en slik situasjon. Les mer om de ulike HMS-rollene her.
- Innhold i klage/melding og hvem det skal meldes til
- hvem skal ha ansvaret for håndtering av konflikten
- nærmere om oppgavene til verneombud, tillitsvalgt og bedriftshelsetjeneste.
Bedriftshelsetjenesten kan ha en rolle som konflikthåndterer dersom den har kompetanse til det. Eksempelvis kan bedriftshelsetjenesten kartlegge faktum og underliggende behov. I så tilfelle bør den ha et klart mandat fra arbeidsgiver.
Saksbehandling
I siste de av rutinen bør saksbehandlingsreglene presenteres.
Følgende saksbehandlingsregler bør fremkomme av rutinen:
1. Sikre at alle parter blir hørt – anonymitet, kontradiksjon og konfidensialitet
Arbeidsgiver har lovbestemt plikt til å ta tak i konflikt- eller trakasseringssaker som kan føre til uheldig psykisk belastning for sine medarbeidere. Arbeidsgiver må sørge for at alle som er involvert blir hørt. Det er vanskelig for arbeidsgiver å håndtere en sak dersom det ikke oppgis hvem som er involvert.
Av hensyn til kontradiksjon (retten til å kunne imøtegå anklager) er det viktig at den som anklages får vite hva han/hun er anklaget for, og hvem som fremmet anklagene. Dette betyr at et ønske om anonymitet må vike for arbeidsgivers plikt til å undersøke saken på en forsvarlig måte.
Arbeidsgiver bør behandle saken konfidensielt og skal ikke involvere flere personer enn nødvendig.
Regler om ivaretakelse av personvern gjelder også ved behandling av personopplysninger i disse sakene.
2. Saksbehandling av varsel/klage
Den som har fremsatt klagen skal så raskt som mulig, og senest innen en uke, motta tilbakemelding fra lederen med informasjon om at det vil bli opprettet en sak, hvem som behandler saken, hva slags undersøkelser arbeidsgiver har tenkt å foreta og når arbeidstaker kan forvente en konklusjon.
3. Undersøkelser
Den som behandler saken skal iverksette undesøkelse av saken så snart som mulig. Undersøkelsene skal skje så diskret og skånsomt som mulig. Formålet med undersøkelsene er å finne ut om det foreligger et brudd på lov, retningslinjer eller om det er andre forhold som arbeidsgiver bør ta tak i.
Undersøkelsene må være tilstrekkelig til at saken blir godt nok opplyst til at den som behandler saken kan konkludere. Arbeidsgiver skal sikre at alle parter blir hørt og at den som det blir fremsatt anklager mot får anledning til å imøtegå disse (kontradiksjon).
4. Konklusjon
Når resultatet av undersøkelsene foreligger, må den som behandler saken konkludere skriftlig. Når konklusjonen foreligger, må partene orienteres om utfallet og eventuelle tiltak som iverksettes.
5. Rådgivning og støtte
Når en part blir innkalt til samtaler med arbeidsgiver i en konflikt- eller trakasseringssak, bør vedkommende ha mulighet til å ha med seg en tillitsvalgt eller annen person som vedkommende har tillit til.
6. Iverksetting av tiltak
Hvis det foreligger brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser eller bedriftens interne retningslinjer, har arbeidsgiver plikt til å iverksette tiltak slik at regelbruddet opphører og slik at den ansattes psykososiale arbeidsforhold igjen blir fullt forsvarlig. Hvilke tiltak som kan og bør benyttes avhenger av sakens alvorlighetsgrad.
7. Oppfølging og ivaretakelse
Arbeidsgiver må sørge for at partene blir ivaretatt på en så god måte som mulig både mens saken behandles og etter at saken er ferdig behandlet. Arbeidsgiver må følge opp og kontrollere at de tiltak som iverksettes blir fulgt og om de har effekt.
Se også Arbinn sine sider om veiledning til ledere om hvordan behandle slike saker.
Eksempel på rutine for håndtering av konflikter, trakkasering og utilbørlig opptreden.