Innhold

Skritt for skritt i sykefraværsoppfølging

Aktivitet kan ofte være medisin. Tilrettelegging og oppfølging av sykemeldte påvirker sykefraværet positivt. Det finnes noen viktige tidsfrister å forholde seg til i dette arbeidet, og denne veilederen viser hva man som arbeidsgiver må passe på i de forskjellige trinn av sykefraværsoppfølgingen.

Arbeidsgiver har hovedansvaret for å tilrettelegge og følge opp sykemeldte på arbeidsplassen, og arbeidstaker plikter å medvirke til å finne  løsninger som hindrer unødig langvarig sykefravær. Sykmelder og NAV har også roller i oppfølgingsarbeidet.

Veileder for arbeidsgiver

  1. Før fravær
  2. Egenmelding
  3. Oppfølgingsplan
  4. Dialogmøte 1
  5. Aktivitetsplikt
  6. Dialogmøte 2
  7. 1 år sykmelding

Bedriftens rutiner

Før fravær

Før eventuelt sykefravær oppstår, må bedriften etablere rutiner for å håndtere fravær.

Bedriften bør også tenke igjennom hvilke tilretteleggingsmuligheter og alternative arbeidsoppgaver man har i bedriften. Finnes det for eksempel noe forefallende arbeid som man kan bruke som arena for utprøving? Har man mulighet for redusert arbeidstid, bruk av hjemmekontor?  Kan man hospitere mellom avdelinger?

Eller er bedriften avhengig av nøkkelpersonell med spesifikk kompetanse som gjør det vanskelig å tilrettelegge med alternative oppgaver?

Ved å kartlegge dette på forhånd, har man informasjonen klar dersom en ansatt skulle bli syk. Vi anbefaler å lage et enkelt informasjonsbrev om bedriftens mulighet for tilrettelegging. På den måten kan man informere lege om at det er mulig å tilrettelegge arbeidet, og at den ansatte derfor ikke må være 100 % sykemeldt dersom vedkommende er i stand til å utføre enkelte oppgaver.

En slik kartlegging er også et godt utgangspunkt for dialog med den sykemeldte om alternative oppgaver og tilrettelegging.  

Eksempel på rutine for sykefraværsoppfølging

Sjekkliste for alternative arbeidsoppgaver

Eksempel på brev til lege

Egenmelding

Rett til å bruke egenmelding ved sykdom er nedfelt i Lov om folketrygd § 8-24.

Det som gjelder er:

•Ansatte har rett til egenmelding inntil tre dager av gangen, inntil fire ganger i løpet av 12 måneder

•Ansatte i IA-virksomheter har mulighet til å benytte inntil 24 dager egenmelding i løpet av 12 måneder med en grense på opptil åtte dager pr. fraværstilfelle

Forutsetning
Arbeidstakeren må ha vært i arbeid i minst to måneder før rett til egenmelding kan brukes (Folketrygdlovens § 8-27)

Misbruk
Dersom arbeidsgiver har rimelig grunn til å anta at fraværet ikke skyldes sykdom, kan arbeidsgiver inndra retten til egenmelding. 

Skjema for egenmelding

Hvordan bestride sykemelding

4 uker

Oppfølgingsplan

Senest innen 4 uker fra start av en sykemelding skal arbeidsgiver lage en oppfølgingsplan i samarbeid med arbeidstaker, bortsett fra i tilfeller hvor det er åpenbart unødvendig.

OPPFØLGINGSPLAN
En oppfølgingsplan er arbeidstakers og arbeidsgivers verktøy, men skal også fungere som en informasjonskanal for sykmelder, NAV og eventuelle andre støttespillere som trekkes inn i oppfølgingsarbeidet.

Oppfølgingsplanen skal inneholde:

• Vurdering av arbeidstakers arbeidsoppgaver og arbeidsevne

• Aktuell tilrettelegging eller tiltak i arbeidsgivers regi, eventuelt med bistand fra NAV

• Plan for videre oppfølging

Arbeidsgiver skal formidle oppfølgingsplanen til sykmelder, og NAV skal ha den hvis den etterspørres eller det er behov for bistand fra NAV.

Arbeidet med planen skal være dynamisk, den skal oppdateres løpende med informasjon i sykefraværsløpet. 

Mal for oppfølgingsplan

Oppfølgingsplan trinn 2

Tips: Kom i gang med oppfølgingen så tidlig som mulig, slik at man raskt kan avklare om den sykmeldte vil kunne komme tilbake i arbeid.

UNNTAK FRA OPPFØLGINGSPLAN
Arbeidsgiver og arbeidstaker skal i fellesskap utarbeide en oppfølgingsplan, dersom det ikke er åpenbart unødvendig. De mest åpenbare situasjonene hvor en plan ikke vil ha noen hensikt, er når det er klart at den sykmeldte ikke kommer tilbake til arbeid, eller når det er klart at arbeidstaker vil komme tilbake uavhengig av eventuelle tilretteleggingstiltak. Det kan også være ”åpenbart unødvendig” med en oppfølgingsplan når arbeidstakeren er gradert sykmeldt og kan ha en dialog om oppfølging og tilrettelegging på arbeidsplassen.

7 uker

Dialogmøte 1

Senest innen 7 uker skal arbeidsgiver innkalle arbeidstaker som er helt sykemeldt til et dialogmøte, med mindre det er åpenbart unødvendig. Møtet skal avholdes for arbeidstakere som er gradert sykemeldt hvis arbeidsgiver, arbeidstaker eller sykmelder mener det er hensiktsmessig.

DIALOGMØTER

Dialogmøtene er samtaler med arbeidstaker, arbeidsgiver og eventuelt sykmelder og etter hvert også NAV til stede. Andre aktører, som bedriftshelsetjenesten, kan også delta i dialogmøter. Arbeidstaker må samtykke dersom sykmelder innkalles. Målet er å snakke sammen om hva som skal til for å hindre at sykefraværet blir unødig langvarig. Sammen skal man se på muligheter og begrensninger. I dialogmøtet oppdateres oppfølgingsplanen. Hvis tidsmangel eller lange avstander gjør det vanskelig å være samlet i samme rom, er det mulig å gjennomføre dialogmøtene som en telefon- eller videokonferanse.

Antall dialogmøter er avhengig av hva som er hensiktsmessig og sykefraværets lengde.

Dialogmøte 1 er arbeidsgivers ansvar og skal avholdes innen sju ukers sykefravær. Dialogmøte 1 er i utgangspunktet et møte mellom arbeidstaker og arbeidsgiver, men andre aktører kan innkalles dersom det er hensiktsmessig.  Dialogmøtet skal omhandle innholdet i oppfølgingsplanen og avklare om det er aktuelt med tiltak på arbeidsplassen. Det er ikke krav om å avholde dialogmøter ved gradert (delvis) sykemelding, med mindre arbeidstaker, arbeidsgiver eller sykmelder mener det er hensiktsmessig.

Innkalling til dialogmøte

Rapport fra dialogmøte

UNNTAK FRA DIALOGMØTE 1

Det er ikke krav om at dialogmøte 1 skal gjennomføres dersom det er åpenbart unødvendig. Eksempler på tilfeller hvor møtet kan være åpenbart unødvendig er:

  • Tilfeller med alvorlige sykdomstilstander hvor det kan fastslås at vedkommende arbeidstaker ikke vil være i stand til å vende tilbake til arbeidet.
  • Tilfeller der det er åpenbart at arbeidstaker innen kort tid uansett vil vende tilbake til full jobb uten tilretteleggingstiltak.
  • Tilfeller der det allerede er iverksatt tilretteleggingstiltak på arbeidsplassen som fungerer, og det er åpenbart at arbeidstaker uansett innen kort tid vil komme tilbake til full jobb.
  • Alvorlige sykdomstilstander hvor årsaken til sykemeldingen er av en slik art at møtet ikke kan gjennomføres på en hensiktsmessig måte. (Det forutsettes i slike tilfeller at møtet avholdes på et senere tidspunkt, hvis mulig.)
  • For gradert sykemeldte skal møtet avholdes når arbeidsgiver, arbeidstaker eller sykmelder anser det hensiktsmessig.

8 uker

Aktivitetsplikt

Innen 8 uker: For fortsatt å ha rett til sykepenger ved 100 % sykemelding, må sykmelder dokumentere at det foreligger tungtveiende medisinske grunner som hindrer at arbeidstaker kan være i arbeidsrelatert aktivitet.

For arbeidsgiver er det viktig å dokumentere dialog og eventuel utprøving i arbeidsrelatert aktivitet. Referat fra oppfølgingsmøte og dialogmøte, samt oppfølgingplan er eksempel på slik dokumentasjon.

Tips: Start tidlig med utprøving og tilrettelegging, dokumenter all oppfølging. Ikke utbetal lønn i sykepengeperioden dersom det er tvil om den sykemeldte tilfredsstiller krav til sykepenger.

26 uker

Dialogmøte 2

Senest innen 26 uker skal NAV-kontoret innkalle arbeidstaker og arbeidsgiver til dialogmøte 2. Begge parter har møteplikt. Sykmelder skal delta hvis NAV mener det er hensiktsmessig.

Arbeidsrettede tiltak skal vurderes. Alle parter kan be om at dialogmøte 2 blir gjennomført tidligere. Som arbeidsgiver må du sende inn revidert oppfølgingplan til NAV i god tid før avtalt dialogmøte. Ved behov kan alle parter be om at NAV innkaller  til et dialogmøte 3. Dialogmøte 2 skal avholdes innen 26 ukers sykefravær, og det er NAV som har ansvar for å innkalle til møtet. Hvis én av partene ønsker å fremskynde møtet, er det fullt mulig.
Dialogmøte 3 kan avholdes i regi av NAV hvis en av partene ønsker det.

Tips: Be NAV om å kalle inn til dialogmøte tidligst mulig dersom man opplever at det er behov for å se på løsninger utenfor arbeidsplassen for at den sykemeldte skal kunne komme tilbake i arbeidsrelatert aktivitet.

1 år sykmelding

Senest innen ett år, som er maksimal tid for sykepenger, skal NAV-kontoret på ny vurdere rettigheter og behov for arbeidsrettede tiltak. Dersom det er helt klart at den sykemeldte ikke kan komme tilbake til arbeidsplassen, kan man nå vurdere saklighet for oppsigelse.

Arbeidsmiljølovens § 15-8  omhandler vern mot oppsigelse grunnet sykdom de første 12 måneder. Denne perioden kalles verneperioden.  Når verneperioden er utløpt, kan man vurdere saklighet for oppsigelse, dersom man ønsker det, men oftest vil det ikke være grunnlag for det.

Det er kun i de tilfeller hvor det er helt klart at arbeidstaker ikke kan komme tilbake i jobb at en oppsigelse umiddelbart etter verneperiodens utløp vil anses saklig.

I alle andre tilfeller er bedriften henvist til å foreta en konkret saklighetsvurdering etter verneperiodens utløp.

I denne saklighetsvurderingen vil en rekke momenter ha betydning, herunder: helbredsutsikten, diagnosen, lengden av fraværet, bedriftens størrelse/økonomi, arbeidstakers alder/ansettelsestid og ikke minst mulighetene for å tilrettelegge arbeidet, og eventuelle restarbeidsevne. Arbeidstakers eventuelle restarbeidsevne vil normalt være avklart gjennom reglene om oppfølgning av sykmeldte. Også arbeidstakers vilje til å samarbeide og utprøve tiltak for å komme tilbake i arbeid, vil være relevant. Det vil ofte være nødvendig å se an utviklingen enda en tid etter verneperiodens utløp.

Se også Oppsigelse ved sykefravær.

Dersom man vurderer oppsigelse ved utløp av verneperioden, anbefales det at arbeidsgiver tar kontakt med NHO ved den landsforening bedriften er medlem i, for nærmere rådgivning.