Innhold

Oppfølging av medarbeidere

En leder er ofte den mest fremtredende personen i en avdeling, eller virksomhet og har dermed også sterk innvirkning på de ansatte. Det er publisert flere studier som viser at støttende lederskap har stor betydning for arbeidsmiljø og helse. Medarbeidersamtaler og medarbeiderundersøkelser kan være egnede metoder for å systematisere ledelse og medvirkning.

Ledere sitter ofte med spørsmål om man skal gjennomføre medarbeiderundersøkelser, og i så fall: Hvordan gjøre det? Denne praktiske veilederen tar for seg seks faser i en medarbeiderundersøkelse og gir svar på noen aktuelle spørsmål. 

Beskrivelse av de forskjellige skrittene i gjennomføring av medarbeidersamtalen. Her er fire trinn som bidrar til at slike regelmessige samtaler blir verdifulle.

Spørsmål og svar

Må alle bedrifter gjennomføre medarbeidersamtaler?

Det er ikke lovpålagt, men likevel gjennomføres medarbeidersamtaler i mange bedrifter. For at medarbeidersamtaler skal oppleves nyttige, er det svært viktig å definere hva man ønsker å bruke samtalen til.   

Hvilke temaer man skal ta opp, og hvordan man skal gjennomføre samtalene kan være avhengig av bedriftens størrelse, hvilken kompetanse medarbeidere har, hvilke oppgaver som utføres, mm.

Hva skal en medarbeidersamtale inneholde?

I store trekk er det tre områder som behandles i en medarbeidersamtale:

  • Fortiden (gjøre opp status)
  • Nåtiden (hvordan er situasjonen pr. i dag)
  • Fremtiden (hva skal vi gjøre fremover for å utvikle bedriften og medarbeideren i riktig retning)

Samtalen gir anledning til gjensidig forventningsavklaring om prestasjoner, måloppnåelse, arbeidsoppgaver og leveranser, samarbeid og trivsel.

Noen bedrifter velger å ta inn alt dette i én samtale, mens andre velger å gjennomføre flere samtaler; eksempelvis én vurderingssamtale og én utviklings­­­samtale.

Hvor mye tid må man sette av til en medarbeidersamtale?

Dette vil avhenge av hvilke og hvor mange temaer man ønsker å legge inn i samtalene, men ofte vil en drøy time være et godt utgangspunkt. I tillegg må det settes av nok tid til forberedelse og oppfølging. En medarbeidersamtale blir sjelden en positiv opplevelse dersom leder og medarbeider ikke møter forberedt, og uten oppfølging vil verdien av medarbeidersamtalen være lav.

Hva bør man tenke på før innføring av medarbeidersamtaler?

Det er særlig tre områder det er viktig å tenke igjennom:

  1. Hva skal medarbeidersamtalen inneholde i akkurat denne bedriften?
  2. Hvilken opplæring trenger ledere for å settes i stand til å lede gode samtaler? Og hvilken informasjon trenger medarbeiderne?
  3. Hvordan legger vi praktisk til rette for gode samtaler? 
    (F.eks: Hvor kan samtalen gjennomføres slik at vi ikke blir forstyrret, et skjema/huskeliste for å strukturere samtalen, regler om hva som skal være fortrolig og hva som kan informeres videre)

Kan man ta opp lønnsspørsmål i en slik samtale?

Bedriften må selv definere hva man ønsker å benytte samtalen til, og klargjøre dette på forhånd. Dersom medarbeideren er veldig opptatt av å komme med synspunkter på egen lønn, bør det være anledning til det. Men samtalen må ikke ende opp som en individuell lønnsforhandling.  

Det kan også gjennomføres rene lønnssamtaler, der leder og medarbeider kan gå grundig inn i grunnlaget for lønnsfastsettelsen og eventuelt se på hvilke forbedringer medarbeideren bør gjøre for å påvirke egen lønn positivt.

Hvordan bør vi følge opp samtalen?

Det anbefales at man sammen oppsummerer samtalen i en utviklingsplan for medarbeideren. Denne kan danne grunnlag for oppfølging ved neste samtale.

Det er en gjensidig forpliktelse mellom medarbeider og leder å sørge for at utviklingsplanen gjennomføres. Medarbeider har et hovedansvar for å gjennomføre planlagte aktiviteter for å nå overordnet mål. Leder har imidlertid en viktig rolle i å støtte og følge opp at utviklingsaktivitetene er på rett spor og om medarbeideren oppnår forventet utvikling.

Bør medarbeidersamtaler evalueres?

Ja. Medarbeider og leder kan kort evaluere samtalen, bl.a. for å se om det er noe som kan endres for å gjøre neste samtale bedre. Alternativt bør bedriften gjennomføre en evaluering etter at alle samtaler er gjennomført. Relevante spørsmål i en evaluering kan være:

  • Hva var det viktigste utbyttet av samtalen(e)?
  • Hva bidro til at samtalen(e) ble konstruktive?
  • Hva kunne gjort samtalen(e) enda bedre?
  • Oppnådde leder/medarbeider/bedriften sine mål/ ønsker med samtalen(e)?

Finnes det en standardmal for medarbeidersamtaler vi bør benytte?

I utgangspunktet finnes det ikke en fast standard, men det kan være nyttig å definere noen samtalepunkter på forhånd. Det som er viktig er at et eventuelt skjema fungerer som et nyttig støtteverktøy i forberedelser og gjennomføring, og at samtalepunktene er tilpasset bedriftens mål med samtalen. Det er innholdet i samtalen, samt oppfølgingen som er det viktigste.

Det finnes noen forskjellige eksempler på samtaleskjemaer under Maler og dokumenter på denne siden, som kan benyttes som inspirasjon og underlag for egne tilpasninger.

Er du bekymret for en ansatt?

Har du en medarbeider som har forandret seg på en måte som gjør deg bekymret? Det kan være endringer i fravær, oppførsel eller arbeidsprestasjoner, eller konkrete observasjoner i jobbsammenheng. Vi er ofte opptatt av å ha nok bevis før vi snakker med en medarbeider om bekymringen vår.

Mange er redd for å ta feil, skape dårlig stemning eller ødelegge en relasjon. Det fører til at vi utsetter samtalen og problemet blir større. Det er viktig å understreke at slike tegn ikke utelukkende betyr at det foreligger et rusmiddel- eller spilleproblem. Det kan også være tegn på at medarbeideren er i en vanskelig livssituasjon, har psykiske utfordringer eller er pårørende til en med et problem.

Det er ikke din oppgave som leder å identifisere et problem eller stille «diagnose», men å reagere på endringer som fører til de negative konsekvensene for arbeidssituasjonen. Poenget er å snakke med medarbeideren din for å vise at du ser at noe ikke er greit, og for å kunne bidra med hjelp. Som arbeidsgiver har du plikt til å følge opp dersom du opplever at en ansatt ikke fungerer som normalt.

Lederverktøy for medlemmer i NHO

«Den nødvendige samtalen»  er et lederverktøy for å snakke med en ansatt på bakgrunn av en bekymring.  

Maler og dokumenter

  • Mal / skjema for medarbeidersamtale, eksempel 1/Form for use in appraisal interview example 1

    Forslag til enkel mal / skjema for medarbeidersamtale, samt veiledning for gjennomføring av samtaler. Malen går gjennom arbeidsområder, kompetanse, samarbeid, trivsel

  • Huskeliste for medarbeidersamtale, eksempel 2/Checklist for appraisal interview example 2

    En enkel huskeliste med eksempler på samtalepunkter, blant annet arbeidsoppgaver, kompetanse, trivsel, samarbeid, og utvikling. Denne kan fint brukes til inspirasjon eller veiledning.

  • Skjema for medarbeidersamtale alternativ 3/Alternative form for use in appraisal interview example 3

    Et alternativ til et omfattende skjema med mange temaer, er å basere seg på noen enkle stikkord for forberedelse og gjennomføring av medarbeidersamtale. I denne tilnærmingen prioriteres tiden på de områdene hvor medarbeideren er minst fornøyd i forhold til egne ønsker og forventninger (alternativ 1), eller der det er størst avvik mellom leders- og medarbeiders vurdering (alternativ 2). Temaene i skjemaene må tilpasses det man ønsker fokus på i bedriften.

  • TettPå: Prosess for medarbeideroppfølging

    NHOs verktøy for systematisk medarbeidersamtaler og oppfølging.

  • Medarbeiderundersøkelse/ Employee survey

    Ledere sitter ofte med spørsmål som: "bør vi gjennomføre en medarbeiderundersøkelse i vår bedrift, hvordan skal vi gjøre det? Hvilke type undersøkelse skal vi velge, og vil det utvikle organisasjonen i positiv retning? " Denne veilederen tar for seg 6 faser i en medarbeiderundersøkelse. Norsk og engelsk versjon.

  • Sjekkliste for den nødvendige samtalen

    Noen ganger er det nødvendig å ta opp vanskelige saker med ansatte. Denne sjekklisten kan benyttes som en veiledning ved slike samtaler.

  • Tips til sluttsamtale

    Dette dokumentet inneholder tips til ledere som skal gjennomføre en sluttsamtale.

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?

Gi oss gjerne en kommentar i tillegg - hvordan kan vi forbedre oss?

Takk for kommentaren!

Kommentar sendt