Systematisk HMS-arbeid/ internkontroll

Internkontroll er bedriftens egenkontroll. Det er en kvalitetssikring på at bedriften har systemer og rutiner som fungerer, og som fanger opp problemer og utfordringer i tide.
Krav til internkontroll er beskrevet i internkontrollforskriften.

Internkontrollforskriften på HMS-området gjelder som hovedregel alle virksomheter. Du kan gå ut fra at Internkontrollen gjelder for din bedrift, så sant dere produserer, selger eller tilbyr varer og tjenester. 
Detaljer om virkeområdet er definert i forskriftens § 2 .

Det er arbeidsgivers plikt å påse at virksomheten arbeider systematisk med HMS og har et fungerende internkontrollsystem. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter.
Både leder og ansatte har rettigheter og plikter i forbindelse med HMS-arbeidet. Du kan lese mer om det under Roller i HMS-arbeidet.

Internkontrollforskriften inneholder åtte konkrete krav til hva et internkontrollsystem skal inneholde. Fem av disse forhold skal alltid dokumenteres skriftlig og være tilgjengelig ved tilsyn av myndighetene.

Kom i gang ved hjelp av NHOs verktøy: 

NHOs HMS-håndbok

Selve gjennomføringen av tiltak er selvfølgelig den viktigste delen av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, men deler av bedriftens HMS-arbeid skal være dokumentert skriftlig.

Internkontrollforskriftens § 5 beskriver innholdet i et HMS-system. Her fremkommer det krav om skriftlige beskrivelser av:

• hvilke mål virksomheten har for helse, miljø og sikkerhet
• hvordan virksomheten er organisert, bl.a. fordeling av ansvar og oppgaver innenfor HMS
• hvordan kartlegging av risiko er gjennomført (brev, rapporter, måleresultater, skjema for risikovurdering ol.)
• hva som skal gjøres, når og av hvem, for å fremme helse, miljø og sikkerhet (Handlingsplan)
• rutine for å håndtere feil og mangler (Avvikshåndtering)
• hvordan HMS-rutinene gjennomgås for å sikre at de fungerer etter hensikten

 I tillegg er det andre krav til skriftlig dokumentasjon, f.eks.:

•  Liste over arbeidsavtaler
• Dokumentasjon på opplæring
• Avtale om avfallshåndtering/deklarasjonskopier
• Brannverndokumentasjon
• Yrkesskadeforsikring
• Obligatorisk tjenestepensjon
• Avtale med godkjent BHT
• Etc. etc.

            All dokumentasjonen skal systematiseres og oppbevares samlet

Å samle alle rutiner i en HMS-håndbok kan være en god start for å få oversikt. NHO selger digitale håndbøker til svært gunstig pris til sine medlemmer.  NHO tilbyr også digitalt verktøy for risikovurdering og handlingsplan gratis til sine medlemmer.

Arbeidstakerne har plikt til å følge de verneinstruksene og rutinene som er fastsatt for sin arbeidsplass. Dersom en arbeidstaker ikke følger instrukser og rutiner - f.eks. ved å la være å bruke pålagt verneutstyr - kan det i gitte tilfeller være saklig grunn for oppsigelse.  (Om saklig grunn til oppsigelse pga. arbeidstakers forhold).

Dersom arbeidsoppgavene ikke kan utføres uten at det kan oppstå fare for liv eller helse, skal det lages en skriftlig arbeidsinstruks. Instruksen skal beskrive hvordan arbeidet skal utføres og hvilke sikkerhetsrutiner som skal følges. Hvis arbeidsgiveren er i tvil om dette er nødvendig, bør det diskuteres med verneombudet og eventuelt tas opp til diskusjon i arbeidsmiljøutvalget.  Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning, kap 11 beskriver nærmere hvilke typer av arbeid og bruk arbeidsutstyr som kan medføre særlig fare for skade på liv eller helse.

Instruks defineres som en beskrivelse av hvordan arbeidet skal utføres og hvilke sikkerhetsrutiner som skal følges, fullmakter, ansvar, meldeplikt og tjenestevei den enkelte ansatte har.

Rutine defineres som en detaljert beskrivelse av hvordan en bestemt arbeidsoperasjon og de enkelte steg i denne arbeidsoperasjonen skal gjennomføres (uavhengig av hvem som utfører den). Rutinen kan også gi beskrivelse av fremgangsmåte/rapportering ved feil, mangler og nestenulykker.

Arbeidsgiveren er ansvarlig for å innføre og vedlikeholde et system for internkontroll, inkludert utarbeiding av instrukser og rutiner for de ansatte. Rutiner for HMS behøver ikke være særlig omfattende for små bedrifter med liten risiko for brann, forurensning, arbeidsulykker osv. Men selve kravet til systematisk HMS-arbeid er det samme for alle virksomheter.

Vernerunder er den metoden de aller fleste benytter for:
-         å oppfylle Arbeidsmiljølovens krav om å iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av lovpålagte krav
-         å ha en systematisk overvåking og gjennomgang av HMS-arbeidet.

Alle bør derfor gjennomføre vernerunder jevnlig.

Vi går vernerunder for å:

- avdekke om det er feil eller mangler som har betydning for arbeidstakernes helse, miljø og sikkerhet.

-for å følge opp tidligere igangsatte tiltak og sjekke om de har fungert etter hensikten.

- En vernerunde kan for eksempel ta for seg  belysning, verneutstyr og psykososiale forhold som samarbeidsforhold og trivsel.

Hyppighet vil variere fra bedrift til bedrift, og avhenger av bedriftsstørrelse, risikoforhold og kompleksitet ved bedriften. Større og mer komplekse bedrifter må gå oftere. Noen velger også å dele inn vernerundene etter tema, og dermed ta flere, kortere runder. Det viktige er at arbeidsgiver MÅ ha oversikt over bedriften for å sikre de ansattes helse, miljø og sikkerhet.

Arbeidsgiver eller arbeidsgivers representant, samt verneombudet går vernerunder sammen. Noen velger også å ha med bedriftshelsetjenesten på hele eller deler av vernerunden.

Vernerunden bør forberedes slik at man vet hva man skal se på. Målet et at de som går vernerunden får et bilde av nå-situasjonen som er viktig for den videre oppfølgingen av HMS-arbeidet. NHO har utarbeidet eksempler på sjekklister som kan være til god hjelp i forberedelse og gjennomføring av vernerunder.  Vernerunden må dokumenteres skriftlig slik at man kan dokumentere gjennomføringen ved tilsyn.

Det er arbeidsgivers ansvar å rette opp feil og mangler. Alle funn bør inn i en handlingsplan med tiltak, ansvarlig og tidsfrist. Arbeidsgiver og verneombud bør i fellesskap vurdere alvorlighetsgrad og om dette må håndteres umiddelbart eller hvor lang tidsfrist man kan sette på tiltaket.