Innhold

Å utarbeide en kompetansestrategi

En strategi er en helhetlig, overordnet og langsiktig plan for å oppnå definerte mål. Det bør være en sammenheng mellom bedriftens overordnede mål og arbeidet med kompetanse. Bedriftens strategi legger føringer for hvilken kompetanse det er viktig å mobilisere, videreutvikle eller skaffe seg.

Strategisk kompetansestyring er:

Planlegging, gjennomføring og evaluering av tiltak for å sikre virksomheten og den enkelte medarbeider nødvendig kompetanse for å nå definerte mål. (Linda Lai 2014)

En gap-analyse kan være et nyttig verktøy i arbeidet med kompetansestrategier. Man starter da med å definere hvilken fremtidig kompetanse bedriften trenger. Deretter lager man en oversikt over hvilken kompetanse man har i dag, og slik ender man med en beskrivelse av bedriftens kompetansegap. Dette kompetansegapet danner grunnlag for en tiltaksplan og for den senere gjennomføringen av disse tiltakene. Denne veilederen tar deg gjennom alle stegene. 

 

  • En bedrifts kompetansestrategi bør være operativ, og ikke så overordnet at det bare blir ord uten reelt innhold.
  • En kompetansestrategi må operasjonaliseres gjennom en handlingsplan med konkrete aktiviteter som skal gjennomføres.
  • Hver aktivitet bør spesifiseres med innhold, mål, ressurser, tidsfrister og hvem som er ansvarlig, slik at den er klar og tydelig for alle.

  1. Steg 1: Fremtidens kompetansebehov
  2. Steg 2: Dagens kompetanse
  3. Steg 3: Kompetansegapet
  4. Steg 4: Prioritering av opplæringstiltak
  5. Steg 5: Resultat og effekt
  6. Suksesskriterier
  7. Bedriftseksempler

Steg 1: Fremtidens kompetansebehov

Formålet med en kompetansestrategi er å gi bedriften oversikt over hva den trenger av kompetanse i fremtiden for å nå virksomhetens mål. Det første steget i utarbeidelse av en kompetansestrategi er derfor å identifisere hva slags kompetanse bedriften trenger fremover. Det er viktig å tenke på både hvilken ny kompetanse virksomheten vil trenge i fremtiden, og hvilken del av den eksisterende kompetansen virksomheten vil trenge mer eller mindre av.  

Når man skal beskrive bedriftens fremtidige kompetansebehov, kan det være nyttig å starte med å definere hva man mener med kompetanse. Se vårt forslag til definisjon av kompetanse.

Når man er enig om hvordan man definerer kompetanse, kan man lage en oversikt over de kompetansene (kunnskapene, ferdighetene, forståelsene og holdningene/ verdiene) som blir særlig viktige for bedriften fremover i lys av de utviklingstrekkene man har kommet frem til vil ha betydning for bedriften.

Hvor starter du og hva gjør du?
Når du skal starte arbeidet med strategisk kompetansestyring må det forankres i toppledergruppen.  Dette fordi arbeidet berører spørsmål som har stor strategisk verdi knyttet til å løse kjernevirksomhetens oppdrag, og kan påvirke kostnader.

  • Ta utgangspunkt i virksomhetens kjernevirksomhet og mål. Finn svar på følgende spørsmål:
    • Hvilke fremtidstrender og nye rammebetingelser vil påvirke virksomheten?
    • Kan det forventes at dine kunder eller samarbeidspartnere vil sette høyere krav til kompetanse?
    • Hva er det virksomheten ønsker å oppnå de neste fem-ti årene?
    • Hvilken kompetanse vil virksomheten trenge for å oppnå dette?
  • Lag en oversikt over virksomhetens kompetansebehov. 
  • Involver fagpersoner, ledere og tillitsvalgte i arbeidet.
  • Velg på hvilken kompetanse dere skal ha i virksomheten, og eventuelt når det skal leies inn kompetanse.

Tips til forankring og involvering

  • Gjennomfør workshop med utvalgte nøkkelpersoner ved bedriften for å diskutere aktuelle spørsmål.
  • Gå gjerne flere runder på ulike nivåer og i ulike avdelinger i bedriften, for å være sikker på at dere har fått frem de mest relevante trekkene.
  • Test ut hypotesene om fremtidens kompetansebehov på ulike grupper i bedriften.

 

Det er ingen enkel oppgave å forutse hvilken kompetanse bedriften trenger i fremtiden. 

Arbeidet med å identifisere fremtidens kompetansebehov blir enklere dersom man:

  • har skaffet seg god oversikt over de teknologiske utviklingstrekkene som vil ha betydning for bedriften
  • har tilegnet seg kunnskap om fremtidens arbeidsmarked
  •  har god oversikt over bedriftens mål og strategier for fremtiden 

Steg 2: Dagens kompetanse

Bedriften skal i samarbeid med de ansatte kartlegge behovene for kompetanseutvikling. Grunnlaget for kartleggingen er bedriftens mål for fremtidig utvikling. En slik kartlegging oppdateres vanligvis èn gang per år, og den gjøres ofte i kombinasjon med utviklings- eller medarbeidersamtaler.

 Slik kan du identifisere bedriftens nåværende kompetansebeholdning:

Mange etterlyser  ferdigutviklede IKT-verktøy til komeptanseanalyser. Det finnes imidlertid få standardverktøy som passer alle.

Ofte kan en excel-fil dekke behovet, vi anbefaler derfor å starte enkelt. Det viktigste er at virksomheten selv kan vurdere hva som skal inngå i virksomhetens kompetanseanalyse.

  • Gå systematisk gjennom hvert arbeidsområde / hver avdeling.
  • Bruk arbeidsinstrukser, prosedyrer og kravbeskrivelser for ulike roller.
  • Bruk mål- og utviklingssamtaler som grunnlag.
  • Utarbeid og oppdater en kompetanseprofil for hver enkelt ansatt:
    • Vurderinger av den enkelte medarbeider sin kompetanseprofil kan skje på ulike måter. Den ansatte kan vurdere seg selv eller lederen kan vurdere den ansatte, eller de kan vurdere dette i fellesskap.
  • Vurder hvor kritiske eller sårbare de ulike kompetansene er (Kritisk kompetanse = vanskelig å erstatte ved å rekruttere utenfra. Sårbar kompetanse = viktig kompetanse som kun èn eller få i organisasjonen har.)
  • Forsøk å avdekke taus (skjult) kompetanse, noe som ikke alltid er like enkelt. Taus kunnskap er erfaringsbasert kunnskap og ligger ofte i utøvelsen av en aktivitet.
  • Pass på at arbeidet ikke blir så omfattende at du "kjører deg fast".

Forslag til maler

  • Kompetansekartlegging av stillingsprofil

    Denne malen kan brukes for å kartlegge kompetansekrav i eksisterende eller nyopprettet stilling.

  • Kompetansekartlegging personprofil

    Denne malen kan benyttes som hjelpemiddel ved kartlegging av medarbeideres kompetanse.

 

Steg 3: Kompetansegapet

Når dere har beskrevet den eksisterende kompetansen bedriften har i dag, og dn ønskede fredtidige situasjonen, altså hva dere trenger av kompetanse fremover, har dere identifisert kompetansegapet. Dere må da lage en plan for å fylle dette gapet med aktuelle opplæringstiltak eller andre virkemidler.

Tiltaksplanen bør være så konkret som mulig og inneholde følgende:

  • oversikt over hvem som skal gjennomføre hvilke tiltak
  • tidsplan for aktivitetene
  • kostnadsestimat
  • informasjon om hvem som er ansvarlig for å følge opp

I tillegg til å utarbeide den konkrete tiltaksplanen er det også lurt å løfte blikket og se ting i sammenheng. En tiltaksplan for kompetanseutvikling er bare en del av bedriftens strategi, og bør inngå som en del av bedriftens øvrige mål- og styringsdokumenter.

Steg 4: Prioritering av opplæringstiltak

Når bedriften har avdekket at det er behov for kompetanseutvikling, er neste steg å finne relevante opplæringstiltak.

Kompetanseutvikling foregår i mange ulike former, fra omfattende formelle utdanninger til mer uformell kompetanseheving.

Investeringer i kompetanse innebærer en betydelig kostnad, og det viktig å være bevisst på hvilken type opplæring bedriften investerer i, og hvem opplæringen tilbys til.  Avkastningen vil være avhengig av at det investeres i riktig opplæring.

I noen tilfeller kan det være behov for å lære opp alle ansatte, for eksempel når bedriften introduserer nye digitale systemer som påvirker alle. I andre tilfeller er det enkelte ansatte som har behov for ny kompetanse for å løse arbeidsoppgavene sine.

Utgangspunktet for prioriteringen bør være virksomhetens situasjon, i tillegg til kartleggingen bedriften har gjort av eksisterende kompetanse og behovene fremover.

Det er ikke sikkert at den samme tilnærming og de samme tiltakene vil passe for alle, så det kan være lurt å vurdere hvilke tiltak som vil passe best for å motivere ulike grupper av ansatte.

Nyttige opplæringsformer:

  • erfaringsutveksling mellom kollegaer, og coaching
  • kurs og opplæring internt i bedriften
  • kurs og opplæring i regi av eksterne tilbydere
  • digitale opplæringskurs
  • jobbrotasjon i bedriften
  • quizer og konkurranser
  • simuleringer og VR-teknologi
  • enkeltemner/moduler ved fagskoler, høyskoler eller universiteter
  • utdanning til fagbrev 
  • fagskoleutdanning 
  • bachelorgradutdanning
  • mastergradutdanning
  • doktorgradsutdanning 

Steg 5: Resultat og effekt

I alle forbedringsprosesser er det viktig å måle resultatet slik at en vet om tiltakene ga ønsket effekt. Her finner du tips til hvordan kompetanseprosesser kan evalueres.

Effekten av satsingen kan måles opp mot:

  • definerte mål og behov
  • om tiltak og prosesser kan forbedres
  • om investeringene i kompetansekapitalen har resultert i verdifull "avkastning" for medarbeidere og organisasjonen

(Strategisk kompetanseledelse, Linda Lai side 183)

  

Det er viktig at kompetansetiltak betraktes som investeringer i bedriftens kompetansebeholdning, på samme måte som man ser på oppgradering av maskiner som investeringer i bedriftens maskinbeholdning. Man må da synliggjøre og dokumentere verdifulle effekter av investeringen i kompetanse. dette er viktig for at man skal kunne forankre satsingen i toppledelsen. Det er også viktig for å unngå at utviklingsmidler knyttet til kompetanse blir avkortet eller fjernet i nedgangstider. 

 

 Tips om hvordan dere kan måle effekt av kompetansetiltak:

  • Tilpass evalueringen til bedriftens ambisjonsnivå og ressurstilgang, ikke gjør det for komplisert
  • Gjennomfør en systematisk kompetansekartlegging slik at dere vet hvorfor dere gjennomfører de ulike kompetansetiltakene
  • Dere må anslå/måle effekter ut fra definerte kompetansebehov og kompetansemål
  • Det er ikke alltid mulig å isolere effekten av ett enkelt tiltak fra mange tiltak og hendelser, men det er allikevel viktig at dere forsøker å bruke gode og holdbare metoder for å anslå eller sannsynliggjøre effekter.
  • Evaluering av et enkelttiltak kan i tillegg gi god informasjon både om kvaliteten på det enkelte tiltaket, og om innholdet og opplegget

Suksesskriterier

Suksesskriterier i arbeidet med kompetanseutvikling:

  • Jobb systematisk, men ikke gjør det for komplisert. Det er fort gjort å gå seg bort!
  • Begynn med noen tiltak som er lette å gjennomføre. Dere vil da raskt oppnå erfaring og forhåpentligvis resultater, og etter hvert vil hele organisasjonen se muligheter.
  • Involver de ansatte i utviklingen av kompetansestrategien.
  • Kompetansearbeidet må være forankret i toppledelsen, og må inngå i strategiarbeidet på toppnivå i organisasjonen.

Bedriftseksempler

Norsk Industri har en rekke eksempler fra bedrifter som jobber systematisk og effektivt med sin kompetansestrategi.

Her kan dere finne mange gode eksempler og få inspirasjon:
Eksempler på godt kompetansearbeid fra andre bedrifter (norskindustri.no)

Denne veilederen er basert på Norsk Industris veileder for kompetansestrategi:
Lag en kompetansestrategi (norskindustri.no)