Selve gjennomføringen av tiltak er selvfølgelig den viktigste delen av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, men deler av bedriftens HMS-arbeid skal være dokumentert skriftlig.
Internkontrollforskriftens § 5 beskriver innholdet i et HMS-system. Her fremkommer det krav om skriftlige beskrivelser av:
- hvilke mål virksomheten har for helse, miljø og sikkerhet
- hvordan virksomheten er organisert, bl.a. fordeling av ansvar og oppgaver innenfor HMS
- hvordan kartlegging av risiko er gjennomført (brev, rapporter, måleresultater, skjema for risikovurdering ol.)
- hva som skal gjøres, når og av hvem, for å fremme helse, miljø og sikkerhet (Handlingsplan)
- rutine for å håndtere feil og mangler (Avvikshåndtering)
- hvordan HMS-rutinene gjennomgås for å sikre at de fungerer etter hensikten
I tillegg er det andre krav til skriftlig dokumentasjon, f.eks.:
- Liste over arbeidsavtaler
- Dokumentasjon på opplæring
- Avtale om avfallshåndtering/deklarasjonskopier
- Brannverndokumentasjon
- Yrkesskadeforsikring
- Obligatorisk tjenestepensjon
- Avtale med godkjent BHT
- Etc. etc.
All dokumentasjonen skal systematiseres og oppbevares samlet
Å samle alle rutiner i en HMS-håndbok kan være en god start for å få oversikt. NHO selger digitale håndbøker til svært gunstig pris til sine medlemmer. NHO tilbyr også digitalt verktøy for risikovurdering og handlingsplan gratis til sine medlemmer.
